Nómina online: ¿Por qué gestionar los RR.HH. desde la nube?

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La nómina online es un asunto clave en la gestión de los recursos humanos para todas las empresas: la desmaterialización de los procesos en el mundo del trabajo es una tendencia irreversible. Es cierto que la gestión de nómina representa numerosos factores (legales, humanos, sociales, económicos, etc.) a tener en cuenta, el objetivo de este artículo es ayudar a los empresarios a ahorrar tiempo, ganar en eficacia y aumentar la productividad.

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Nómina online: principios y modalidades

¿Qué es una nómina online? 

La nómina de sueldos es tradicionalmente un documento impreso que la empresa transmite a sus empleados con cada período de pago. Sin embargo, como dicho documento no requiere ni de firmas, ni de sellos obligatorios, es posible sustituirlo con un escáner o una fotocopia. En este sentido, la versión digital tiene el mismo valor jurídico.  

La institucionalización de la nómina en línea

El pasado 8 de marzo de 2019 el Consejo de Ministros ha aprobado un nuevo decreto para las empresas en relación con el registro horario. Una de las novedades de la reforma del Estatuto de Trabajadores del RD 2/2015, de 23 de octubre, es la obligación de entregar un resumen de las horas realizadas a cada trabajador en cada período de pago salarial. En algunos casos, el empresario deberá conservar los resúmenes mensuales y diarios de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años para poder comprobar la realización o no de horas extraordinarias en caso de control. 

Estas medidas deben ser implantadas en las empresas y puestas en marcha a partir de mayo de 2019.

Ya lo hemos dicho al principio del artículo: la revolución digital ha llegado para quedarse. 

Con disposiciones legales como el control de horario y algunas otras donde la transmisión por vía electrónica es obligatoria (como es el SII o Suministro Inmediato de Información del IVA, por dar un ejemplo) los procesos en línea se vuelven parte de la gestión cotidiana de todos los empresarios. 

¿Cómo digitalizar el procesamiento de nómina?

Puedes, por ejemplo, enviar la nómina por correo electrónico o a través de un portal del empleado en internet. Para la gestión de la nómina, los empresarios tienen 3 posibilidades: 

  • utilizar un programa de nómina y hacerla en interno;

  • contratar un gestor de nóminas externo (outsourcing de la nómina);

  • utilizar una plataforma web ASP (Application Service Providing). En este caso también se habla de externalización de la nómina, incluso si el outsourcing es parcial. 

¿Por qué usar nóminas en línea?

#1 Un alivio para los empleados

Cuando se trata de alguna gestión administrativa, los empleados deben poseer todas las nóminas para justificar el derecho a la prestación por desempleo o calcular los derechos a la pensión de jubilación. 

Los trabajadores deben conservar todas las nóminas recibidas durante toda su vida profesional. 

Las nóminas en papel deben ser conservadas en un espacio físico y, además, ser protegidas de incidentes de tipo incendios o inundaciones. Accesibles en cualquier momento y en cualquier lugar, las nóminas en línea nos liberan de todas estas limitaciones. 

#2 Reducción de costes para empresas

Para las empresas, las ventajas de la nómina en línea también son múltiples: reducción de costos en papel, impresión y envíos, así como disminución del tiempo pasado en la expedición y distribución…

La carga de trabajo administrativo también se hace menor, esto permite reducir los costos asociados a la gestión de los recursos humanos.

La ausencia de archivos y papeles libera espacios físicos en las empresas y facilita la contabilidad.

La gestión interna reduce de 10% a 30% los costos asociados. 

#3 Autonomía y flexibilidad para todos

En formato digital, las nóminas de sueldos se guardan automáticamente de manera informática, así que tanto los contadores como los empleados pueden acceder fácilmente. En las plataformas de tipo ASP también es posible editar las informaciones personales (estado civil, cambio de dirección, etc.). Los trabajadores también pueden consultar sus documentos o historial, el acceso es posible 24/7.

#4 Gestión simplificada

No imprimir la nómina no solo reduce la huella ecológica (menos material, menos transporte), el beneficio también se ve reflejado en los procesos internos: la gestión online automatiza una parte de la nómina, acelera las formalidades, ayuda a cumplir las obligaciones y simplifica el acceso a los documentos. Asimismo, los datos son centralizados y almacenados y pueden sincronizarse con otras herramientas profesionales gracias a las APIs (Application Programming Interfaces).

#5 Integración automática de obligaciones legales y novedades

Según el método que utilices para gestionar tus nóminas, puedes contar con actualizaciones automáticas de acuerdo con los cambios en las legislaciones. En efecto, algunos editores de soluciones SaaS suelen incorporar automáticamente funcionalidades que permiten gestionar todas las obligaciones legales. No tienes que preocuparte por buscar soluciones adicionales.

!Una gestión en línea, es una gestión hiperconectada y siempre actualizada!. 

¿Cómo hacer una nómina online?

Si eres de los que usa el módelo de una plantilla Excel para hacer sus nóminas, estarás pensando: pues la guardo en formato PDF y la envío por correo electrónico. No dudamos de la eficacia de este método, ni de las avanzadas fórmulas y complejos cálculos de Excel. Sin embargo, si quieres ir mucho más rápido y mucho más lejos, te recomendamos que pruebes un programa pensado especialmente para la gestión de nóminas en línea.

Hacer una nómina online es sumamente sencillo si utilizas una solución digital. Tú te ocupas de rellenar algunos datos y el software se ocupa del resto ¡cada mes!: cálculos,  cambios de leyes y de convenios, protección de datos, copias de seguridad, conteo de vacaciones, deducciones, retenciones, impuestos sobre la nómina, trámites con las administraciones públicas, etc.  

Además de editar, puedes almacenar, configurar y enviar nóminas (entre muchas otras opciones)… automatizar todas estas acciones es posible.

¿La mejor parte? El precio de las soluciones SaaS (Software as a Service) suele ser asequible para cualquier empresa. 

¿Necesitas más razones para convencerte de la utilidad de un programa para gestión de nómina online?

3 ventajas de gestionar las nóminas con un software dedicado

  1. La automatización de las nóminas permite a las compañías centrarse en el desarrollo del negocio en lugar de invertir tiempo y recursos en tareas de bajo valor agregado, como lo es la edición de un Excel. 

  2. Cada empleado beneficia de un mejor seguimiento, no sólo pueden consultar sus nóminas en línea, sino que también pueden gestionar peticiones como solicitudes de ausencias o teletrabajo. 

  3. Cuentas con la garantía de cumplir con las obligaciones legales relacionadas con el cálculo de la nómina: declaración de impuestos, declaraciones, etc.

Focus en 3 herramientas para gestión de nóminas online

PayFit 

Es una herramienta pensada para la gestión de nóminas y de los RR.HH. de las pymes. 

Payfit integra en tiempo real las disposiciones legales y los cambios en los convenios colectivos. El proveedor de nóminas cuenta con un equipo dedicado a la monitorización de cambios con el objetivo acompañar a las empresas durante las transiciones y calcular automáticamente las nuevas contribuciones sociales, así como las contribuciones de los empleadores.

Las nóminas son generadas automáticamente y se envían por correo electrónico a cada empleado. Estos últimos por su parte, tiene un espacio personal en línea para completar sus propios informes de gastos, solicitudes de vacaciones pagadas, descargar nóminas o cambiar la información personal, etc.

Funcionalidades de PayFit:

  • Gestión de nóminas online;

  • Trámites con las administraciones públicas;

  • Soporte profesional ilimitado;

  • Autoservicio del Empleado;

  • Gestión de vacaciones y ausencias.

PayFit también pone a disposición un servicio de gestión de recursos humanos con servicios como: 

  • Onboarding;

  • Flujos de trabajo;

  • Organigrama RRHH;

  • Validación para los responsables.

Factorial HR

Es un programa para gestión de nóminas online, seguros sociales y retribución flexible. 

Factorial HR automatiza la creación de nóminas y contratos de la mano de un asesor laboral certificado. Este último ayuda a las empresas con la gestión de contratos (altas, bajas, renovaciones, etc.), liquidaciones, finiquitos y gestión laboral en general. 

Factorial HR también cuenta con un portal del empleado para el autoservicio de los trabajadores. La solución permite la gestión automática de Seguros Sociales y ficheros SEPA. 

Funcionalidades de Factorial HR

Factorial ofrece una solución completamente gratis para la gestión de los recursos humanos con funcionalidades avanzadas como:

  • portal del empleado,

  • gestor de documentos, 

  • organigramas,

  • gestor de ausencias.

Sin embargo para una gestión mucho más completa de los recursos humanos como: 

  • generar nóminas, 

  • contar con asesoría legal, 

  • descargar ficheros SEPA.

será necesario pasar a la versión de pago. 

Sage NominaPlus

Programa para la gestión de nóminas y gestión laboral en todo tipo de negocios. 

Sage NominaPlus es un completo programa que ayuda a llevar el control de todos los procesos relativos a los empleados: calculadora de pagos, declaración de impuestos y deducciones fiscales.

Sage es un sistema de nómina online compatible con el nuevo Sistema de Liquidación Directa (Cret@). Una de las ventajas de esta solución es que puede interoperar con distintos módulos de Sage para una gestión mucho más global, por ejemplo: un módulo para generar informes avanzados.

Funcionalidades de Sage NominaPlus

  • servicios de nómina: cálculo y emisión;

  • retención de impuestos y seguros sociales;

  • gestión de trámites administrativos;

  • adaptación al RGPD.

Para una nómina online: una herramienta en la nube

La nómina online ayuda a ahorrar costos, fluidifica las tareas administrativas y mejora la productividad. Además, los beneficios son tanto para la empresa como para los empleados. Y, como si fuera poco, los programas en línea resuelven los problemas de seguridad y protección de datos, integran las obligaciones legales automáticamente y ¡son económicos y fáciles de usar!. 

Disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, te invitamos a que compruebes por ti mismo las maravillas de la tecnología.

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