Comparativa: ¿cuál programa de nómina gratuito para mi empresa?

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¿Qué programa de nómina gratuito para mi empresa? ¿Necesitas una herramienta para administrar tu nómina o deseas optar por una herramienta gratuita? Más allá del pago de las nóminas, es importante cumplir con una serie de obligaciones legales a la hora de remunerar a los empleados. 

appvizer ofrece una comparativa de software de nómina. Descubre en este artículo ventajas, desventajas y características que te ayudarán a elegir con total tranquilidad.

Gestión de nóminas: definición y desmaterialización

La nómina es un documento muy importante en todas las empresas. Emitido mensualmente, debe contener cierto número de informaciones legales relacionadas con el trabajo realizado, la remuneración y la declaración de impuestos:

  • salario bruto,

  • salario neto,

  • retención de impuestos,

  • horas trabajadas, etc.

Gestión de nóminas online

Muchas empresas suelen emitir las nóminas a partir de modelos de plantillas Excel, cada mes modifican los datos en función de las horas trabajadas (ausencias, vacaciones, etc.), ajustan los cálculos manualmente y transmiten el documento a los empleados. Sin embargo, hoy en día, existen numerosas herramientas capaces de automatizar todos estos procesos disminuyendo los errores y aumentando la productividad. 

Ventajas de usar programas en línea para la gestión de nóminas

  • movilidad: no es necesaria ninguna instalación, todos los datos se encuentran almacenados en la nube. En este sentido, es posible acceder al programa desde cualquier dispositivo (ordenadores, tablets, smartphones) ¡en cualquier momento y en cualquier lugar!

  • las actualizaciones se realizan de manera automática: los editores se encargan de estar siempre al día en materia de nuevas legislaciones y tecnologías con el objetivo de integrar nuevas funcionalidades.

  • ahorro de costes: no hay mínimo de permanencia, las empresas pueden suscribir a planes mensuales o anuales y darse de alta en cualquier momento. 

  • interoperabilidad con otras herramientas empresariales: recursos humanos, SIRH, programas de contabilidad, notas de gastos, etc. para una gestión completa gracias a la utilización de todos los datos útiles. 

Estructuras que utilizan programas de nóminas gratuitos

Autónomos, asociaciones y pymes de casi todos los sectores eligen utilizar programas de nómina gratuitos por razones presupuestarias o porque la gestión del personal lo permite. 

Más allá de las ventajas obvias: el carácter gratuito y la simplicidad de este servicio, estas herramientas también suelen presentar algunos límites.

Ventajas de utilizar un software para gestión de nóminas gratuito

El software de nómina es tu mejor aliado para gestionar de manera efectiva las declaraciones sociales y transmitir los datos automáticamente. Estar equipado con un software gratuito de nómina tiene muchas ventajas. 

Simplificación del sistema de declaraciones    

Los datos solicitados a las empresas están estandarizados y reglamentados. Los programas de nóminas han sido creados especialmente para simplificar y automatizar estos procedimientos: declaraciones fiscales, deducciones, etc.

Ahorro de tiempo

El software de nómina evita la repetición en el rellenado de datos cada mes. Ahorra tiempo automatizando esfuerzos. El tiempo ahorrado puede ser invertido en tareas de mayor valor agregado con la finalidad de mejorar la calidad en la gestión de recursos humanos.

Protegen los datos de tus trabajadores, cumplen con la normativa legal, almacenan y transmiten informaciones fiables a la administración española. Algunas herramientas de nómina en línea ofrecen un calendario legal que permite estar siempre al día con las declaraciones. Sin embargo, esta característica suele tener muchas limitaciones.

Comodidad para los empleados

Para los empleados, constituye:

  • un procesamiento mucho más rápido de los documentos y de las solicitudes, 

  • una gestión más transparente y con menos riesgos de error.

Algunas herramientas ponen a disposición un portal para autoservicio del empleado: nóminas, solicitudes de vacaciones y ausencias, informes de notas de gastos, horas extra, etc.

Control de costos

Gestionar la contabilidad de manera más eficiente al obtener una mejor visibilidad en el flujo de la tesorería. La declaración mensual permite anticipar salidas de efectivo y establecer un presupuesto más preciso. 

Limitaciones del programa de nóminas gratuito

El carácter gratuito del software de nóminas implica algunas limitaciones en sus funcionalidades.

Ausencia de actualizaciones legales

Incluso si los proveedores de soluciones gratuitas lo hacen lo mejor que pueden, estar al día con las normativas legales requiere de un equipo de expertos.

Los editores de software gratuitos no suelen tener recursos suficientes para ofrecer actualizaciones legales en tiempo real.

Depende de ti mantenerte informado con todo lo relacionado con las legislaciones laborales vigentes. El programa de nómina gratuito no suele ser un gran apoyo para evitar irregularidades y sanciones. 

Riesgos de errores

La segunda desventaja es consecuencia directa de la primera: la actualizaciones manuales por parte de los usuarios es más propicia a aumentar los riesgos de error. Falta de atención, sobrecarga de trabajo, interrupción, y un largo etc., las fuentes de errores son múltiples. ¡El error es humano!

¿Qué seguridad para mis datos?

Los datos recopilados por el programa de nóminas gratuito son datos confidenciales relacionados con cada empleado: estado civil, número de seguridad social, monto del salario, etc. Estos datos deben beneficiar de los mejores estándares de seguridad para garantizar su confidencialidad. ¡Muchos editores de software gratuitos no pueden garantizar la protección de los datos! 

Comparativa de 3 de los programas de nómina gratuitos más utilizados

Factorial HR

Factorial HR es un intuitivo software pensado para ayudar a las empresas a aumentar la productividad. El editor propone una version completamente gratis sin limite de empleados

Funcionalidades de la versión gratuita

  • Organigrama integrado.

  • Portal para autoservicio del empleado.

  • Gestor de ausencias.

  • Gestor de documentos.

Software del Sol o NominalSol

NominaSol es un programa de nóminas en la nube (también disponible en local). La versión gratuita de Software del Sol para nóminas permite el acceso a todas las funcionalidades del programa. El limite está en las actualizaciones y el soporte, para los cuales es necesario suscribir a programas de pago. 

Funcionalidades de la versión gratuita

  • Gestión de nóminas y seguros sociales.

  • Gestión de empleados.

  • Gestión de contratos.

  • Generación de ficheros Contrat@, Certific@2, AEAT, WinSuite, SILTRA.

Nominagratis

Nómina Gratis es un potente programa gratuito para la gestión de nóminas. Debemos destacar que no se trata de un software SaaS (Software as a Service) o solución en línea, sino de un programa que debe ser instalado de manera local en el ordenador o en el servidor de tu empresa. Algunas actualizaciones se realizan de manera automática, sin embargo, al igual que con NominalSol, para contar con cualquier tipo de soporte, es necesario pasar al programa de pago. 

Funcionalidades de la versión gratuita

  • Programa Actualizado.

  • Trabajadores Ilimitados.

  • Empresas Ilimitadas.

  • Adaptado al SILTRA.

Cuadro comparativo de programas gratuitos

Software

Tipo de empresa Principal ventaja Limitaciones de la versión gratuita
Factorial HR Pymes Portal para autoservicio del empleado. Funcionalidades limitadas.
NominaSol Pymes Conexión con Contrat@, Certific@2, AEAT, WinSuite, SILTRA Actualizaciones y soporte de pago.
Nominagratis Pymes Actualizaciones gratuitas Soporte de pago.

Beneficios del software de pago

Si tu presupuesto lo permite o si la organización de tu empresa lo exige (por el número de empleados, por ejemplo) el software para gestión de nóminas de pago es lo que necesitas.

Qué lo barato no te salga caro ¿Qué hay de los programas de pago para una gestión segura?

Versiones de prueba

Algunos editores de software ofrecen versiones gratuitas (generalmente 30 días de prueba) para familiarizarse con la herramienta, descubrir características, verificar la interoperabilidad con las herramientas existentes, en resumen, para comprobar si se cumplen las expectativas. ¿Qué nacer al final de los 30 días ? Eres libre de elegir si adquirir una licencia o no.

Cumplimiento normativo sólido

Las herramientas de pago integran un control legal y regulatorio estricto e incluyen actualizaciones automáticas de soluciones para evitar sanciones. No tendrás que administrar las actualizaciones manualmente y evitarás numerosas fuentes de error.

Movilidad

¡Podrás trabajar estés donde estés! Una app móvil te permite acceder a la información desde cualquier tipo de soporte (móvil, tableta).

Seguridad de datos

Saber dónde se encuentran los datos de tus empleados y qué tan bien protegidos están ¡es fundamental!. El software de pago tiene la ventaja de ofrecer estándares de seguridad avanzados para este propósito.

3 programas de pago para la gestión de nóminas

Payfit

PayFit automatiza la edición de las nóminas y las declaraciones sociales. La interfaz es muy intuitiva y la atención al cliente es rápida y eficaz.

Funcionalidades de Payfit

  • Portal para autoservicio del empleado. 

  • Gestión de ausencias, vacaciones e informes de gastos.

  • Posibilidad de programar los pagos por adelantado (así como el envío de la nómina a los empleados).

  • Seguridad: datos e información encriptados y protegidos.

Altai

Altai es un completo programa en línea pensado para la gestión laboral. Además, el programa de nóminas se conecta con todas las otras soluciones Altai: facturación, contabilidad, ERP, etc.

Funcionalidades de Altai

  • Gestión de nóminas.

  • Cálculo de descuentos por embargos, préstamos o anticipos.

  • Cálculo automático de antigüedad, finiquitos, atrasos, bonus.

  • Emisión de diferentes documentos: certificados, comunicados, recibos y resúmenes.

Gábilos

Programa de nóminas para pymes, asesorías y despachos laborales. También es capaz de interoperar con otras soluciones Gábilos.

Funcionalidades de Gábilo

  • Adaptado al sistema Siltra.

  • Siempre actualizado según las uúltimas modificaciones legales.

  • Gestión del nuevo registro obligatorio de control horario.

  • Gestión de diferentes regímenes (Régimen General, Sistema Especial Agrario, Administraciones Públicas, etc.)

Cuadro comparativo de programas de pago

Software

Tipo de empresa Principal ventaja
Payfit Pymes Interfaz ergonómica y fácil de usar.
Altai Pymes Interoperabilidad con las otras soluciones Altai.
Gábilos Pymes, asesorías y despachos Control horario.

 

Elegir un software de nómina gratuito o de pago

La digitalización de procesos respeta la promesa: simplificación de procedimientos y beneficios para empresas y trabajadores.

La oferta de software de nóminas es muy extensa. El software gratuito no está 100% optimizado para la gestión de todas las empresas, pero, en un momento dado, puede satisfacer las necesidades de algunas pymes. 

Sin embargo, ten cuidado con los costos ocultos de las soluciones gratuitas. Anticipa aspectos como: número de empleados gestionados por la oferta gratuita, actualizaciones, funcionalidades, soporte o si es necesaria una capacitación de pago para utilizar la solución, etc.

En la mayoría de lo caso, es mucho más interesante invertir en un software de pago: las funcionalidades avanzadas, pueden ayudarte a ahorrar mucho tiempo, un recurso que es mucho más valioso.
 
¿Y si eliges la fiabilidad de la oferta y la seguridad para tus datos? Analiza tus necesidades y pregúntate en qué aspecto deseas centrarte: ¿ahorrar un poco de presupuesto sin ninguna garantía o invertir a cambio de dinero, seguridad y funcionalidades avanzadas?
 

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