Gestión eficaz del tiempo = aumentar la productividad y reducir costes

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La gestión eficaz del tiempo a menudo se considera un privilegio exclusivo de los departamentos de recursos humanos, cuando en realidad es un asunto que concierne a toda la empresa. Los empleados deben completar sus hojas de tiempo, los gerentes deben intervenir durante la gestión de vacaciones y ausencias, etc.

Queremos presentarte 5 conceptos básicos para mejorar tu eficiencia y encontrar siempre un espacio para dedicarte a tus prioridades.

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¿En qué consiste la gestión eficaz del tiempo?

La gestión del tiempo es un concepto de recursos humanos que puede ser percibido como un medio para "monitorear" el trabajo de los empleados. Pero en realidad se trata de todo lo contrario, la gestión del tiempo permite garantizar el respeto de las obligaciones legales y poder cumplir con los requisitos de productividad.

La gestión del tiempo se utiliza, entre otras cosas, para la facturación de proyectos y la programación de plannings. 

Claves para optmizar la gestión del tiempo

#1 Establecer objetivos y fijar metas

¿Cómo tener una mejor gestión del tiempo si no sabes a dónde vas?

El establecimiento de metas te da una dirección, un rumbo a seguir.

Es el proceso que convierte una idea vaga, o un propósito general, en un resultado concreto que se desea lograr.

Para establecer una meta efectiva, la clave es:

  • hacerla específica, 

  • expresarla claramente,

  • definir una fecha tope. 

# 2 Definir las prioridades

Lo más seguro es que tu cotidiano este lleno de tareas, obligaciones e interacciones de todo tipo.

Así como también está lleno de distracciones, emergencias disfrazadas y cosas que te hacen perder el tiempo y te alejan de lo que realmente importa. ¿Sabes priorizar aquello que es urgente e importante?

Lo que debes comprender es que tus días están marcados por las elecciones que haces y de las cuales eres totalmente responsable.

En otras palabras, decidir si dedicar tu tiempo y atención a una tarea significa renunciar a otra. Así que debes definir cuáles son las tareas más importantes y cuáles pueden esperar. ¡Elige siempre la tarea urgente!

¿Conoces la matriz de Eisenhower

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@THT

Esta cuadro te ayudará a tomar decisiones conscientes y a evitar los ladrones de tiempo.

# 3 Establecer un límite de tiempo

Limitar una tarea en el tiempo te permite canalizar tu energía y mantenerte enfocado en lo que estás haciendo.

Sin límite de tiempo, puedes dedicar desde 20 minutos hasta 2 días para escribir un informe de una página.

Imagina un partido de fútbol sin limite de tiempo o el cartero que te dice "podría pasar mañana, después de mañana o cuando tenga tiempo". ¡Es absurdo!

Es lo mismo con tus proyectos profesionales. Date la mayor cantidad de tiempo posible para las tareas importantes y limita el tiempo en las tareas sin valor agregado.

# 4 Planificar las tareas

Planificar tu semana y tus días, te permite tener una visión general de las actividades y esta vista será mucho más beneficiosa si la pones por escrito, en lugar de mantener todo en tu cabeza o en trozos de papel perdidos.

Además de hacerte sentir más seguro, puedes hacer una gran diferencia en la cantidad de cosas que puedes hacer en un mismo período de tiempo.

No tienes que planificar todo en tu calendario. Asegúrate de incluir tareas importantes y eventos que te ayuden a alcanzar tus objetivos.

Normalmente, ya has ordenado tus pendientes priorizando tus actividades. Siguiente paso: planificarlos.

# 5 Realizar una tarea a la vez

Hoy en día, una persona puede trabajar en un proyecto, leer sus correos electrónicos, contestar el teléfono y consultar Facebook al mismo tiempo. ¡Bienvenido al mundo moderno!

Muchos piensan que son más efectivos porque pueden hacer muchas cosas al mismo tiempo.

Desafortunadamente, no es por ser "un multitarea del siglo XXI" que terminaremos las cosas antes que los otros y, mucho menos, mejor que los otros.

Por supuesto, es posible llevar a cabo varios proyectos al mismo tiempo. Este es el día a día de muchos de nosotros.

Podemos establecer momentos durante los cuales nos permitimos hacer varias cosas al mismo tiempo sin restricciones. Sin embargo, la tendencia es pensar que somos mucho más eficientes, alertas y enfocados si terminamos cada tarea antes de pasar a otra.

¡De manera que es mejor dedicarle unos minutos a cada tarea y hacer UNA COSA A LA VEZ!

2 Herramientas para optimizar la gestión del tiempo

Sesame

Sesame es una solución de gestión organizacional y recursos humanos que te permite organizar tu actividad empresarial. Incluye:

  • Control horario.

  • Gestor de vacaciones.

  • Gestor de proyectos.

  • API Sesame.

  • App Móvil.

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Esta herramienta es colaborativa y la información circula fácilmente entre los colaboradores. Los gerentes pueden tener un punto de vista global del cronograma. 

Puedes contar con un asesor para la configuración inicial, formación personalizada y un equipo de soporte disponible para resolver cualquier duda. 

Trello

Trello ayuda a las empresas a trabajar de forma colaborativa y a aumentar la productividad. Las tarjetas, listas, tableros y vistas de kanban de la herramienta te permiten organizar y priorizar tus proyectos fácilmente.

  • Gestión de proyectos.

  • Gestión de tareas en modo kanban.

  • Planificación de tableros.

  • Creación de listas.

  • Gestión del tiempo: fechas de vencimiento.

Trello

Trello integra perfectamente el método ágil. La ergonomía es un punto fuerte para esta solución. Comenzar es fácil y no requiere capacitación, además es posible conectarla con herramientas como Salck, Google Drive o Dropbox.

Mejora el rendimiento con una gestión eficaz del tiempo

El seguimiento efectivo del tiempo es útil tanto para estructurar los proyectos y administrar mejor el negocio, como para cumplir con las normativas legales. Los beneficios se sienten en términos de productividad y presupuesto, pero también en la satisfacción de los colaboradores.

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