Sigue tu gestión del tiempo para aumentar la productividad

gestion-del-tiempo

La gestión del tiempo a menudo se considera un privilegio exclusivo de los departamentos de recursos humanos, cuando en realidad es un asunto que concierne a toda la empresa. Los empleados deben completar sus hojas de tiempo, los gerentes deben intervenir durante la gestión de vacaciones y ausencias, etc.

Queremos presentarte la importancia de la gestión del tiempo, así como 5 conceptos básicos para mejorar tu eficiencia y encontrar siempre un espacio para dedicarte a tus prioridades.

Gestión del tiempo: definición

La gestión del tiempo es un concepto de recursos humanos que puede ser percibido como un medio para "monitorear" el trabajo de los empleados. Pero en realidad se trata de todo lo contrario, la gestión del tiempo permite garantizar el respeto de las obligaciones legales (tiempo de trabajo, tiempo de descanso, horas extras, etc.) y poder cumplir con los requisitos de productividad.

En términos concretos, esto implica el monitoreo y la notificación de las horas de trabajo: horas de llegada y salida, número de horas trabajadas durante un período determinado, días libres, etc. 

El seguimiento del tiempo se utiliza, entre otras cosas, para la facturación de proyectos y la programación de plannings. Claramente, permite una gestión proactiva de la actividad.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo y planificación de tareas?

Interés n° 1: optimización de la gestión de proyectos

Ayuda al manejo del tiempo efectivo gracias a una sola y única herramienta: seguimiento de los recursos y presupuesto, progreso de las tareas, interrupciones, etc. Esto te permite controlar la asignación inteligente de recursos.

Interés n° 2: ahorro de tiempo

Ahorra tiempo al crear y actualizar horarios. Puedes saber qué recursos son más efectivos y para qué tipo de tareas. Resultado: aseguras un seguimiento de tiempo de trabajo más completo.

Interés n° 3: informes precisos

Ten un seguimiento del progreso de los proyectos en tiempo real a través de paneles e indicadores claves. Estos te permiten saber cómo se gestionan los tiempos, cómo se distribuyen las tareas y cuales son los recursos utilizados.

Interés n° 4: optimización de procesos

Gracias a los informes descritos en el punto anterior, puedes adaptar tus procesos para mantener sólo las ecuaciones que dan buenos resultados y aumentar aún más el rendimiento de la empresa. Formaliza los procesos dentro de los equipos y obtén una trazabilidad de las acciones gracias a las herramientas.

Métodos de gestión del tiempo

#1 Establecer objetivos y fijar metas

¿Cómo tener una mejor gestión del tiempo si no sabes a dónde vas?

El establecimiento de metas te da una dirección, un rumbo a seguir.

Es el proceso que convierte una idea vaga, o un propósito general, en un resultado concreto que se desea lograr.

Para establecer una meta efectiva, la clave es:

  • hacerla específica, 

  • expresarla claramente,

  • definir una fecha tope. 

# 2 Definir las prioridades

Lo más seguro es que tu cotidiano este lleno de tareas, obligaciones e interacciones de todo tipo.

Así como también está lleno de distracciones, emergencias disfrazadas y cosas que te hacen perder el tiempo y te alejan de lo que realmente importa.

Lo que debes comprender es que tus días están marcados por las elecciones que haces y de las cuales eres totalmente responsable.

En otras palabras, decidir si dedicar tu tiempo y atención a una tarea significa renunciar a otra. Así que debes definir cuáles son las tareas más importantes y cuáles pueden esperar. ¡Elige siempre la tarea urgente!

¿Conoces la matriz de Eisenhower? 

matriz-de-Eisenhower

@THT

Esta cuadro te ayudará a tomar decisiones conscientes y a evitar los ladrones de tiempo.

# 3 Establecer un límite de tiempo

Limitar una tarea en el tiempo te permite canalizar tu energía y mantenerte enfocado en lo que estás haciendo.

Sin límite de tiempo, puedes dedicar desde 20 minutos hasta 2 días para escribir un informe de una página.

Imagina un partido de fútbol sin limite de tiempo o el cartero que te dice "podría pasar mañana, después de mañana o cuando tenga tiempo". ¡Es absurdo!

Es lo mismo con tus proyectos profesionales. Date la mayor cantidad de tiempo posible para las tareas importantes y limita el tiempo en las tareas sin valor agregado.

# 4 Planificar

Planificar tu semana y tus días, te permite tener una visión general de las actividades y esta vista será mucho más beneficiosa si la pones por escrito, en lugar de mantener todo en tu cabeza o en trozos de papel perdidos.

Además de hacerte sentir más seguro, puedes hacer una gran diferencia en la cantidad de cosas que puedes hacer en un mismo período de tiempo.

No tienes que planificar todo en tu calendario. Asegúrate de incluir tareas importantes y eventos que te ayuden a alcanzar tus objetivos.

Normalmente, ya has ordenado tus pendientes priorizando tus actividades. Siguiente paso: planificarlos.

# 5 Realizar una tarea a la vez

Hoy en día, una persona puede trabajar en un proyecto, leer sus correos electrónicos, contestar el teléfono y consultar Facebook al mismo tiempo. ¡Bienvenido al mundo moderno!

Muchos piensan que son más efectivos porque pueden hacer muchas cosas al mismo tiempo.

Desafortunadamente, no es por ser "un multitarea del siglo XXI" que terminaremos las cosas antes que los otros y, mucho menos, mejor que los otros.

Por supuesto, es posible llevar a cabo varios proyectos al mismo tiempo. Este es el día a día de muchos de nosotros.

Podemos establecer momentos durante los cuales nos permitimos hacer varias cosas al mismo tiempo sin restricciones. Sin embargo, la tendencia es pensar que somos mucho más eficientes, alertas y enfocados si terminamos cada tarea antes de pasar a otra. ¡De manera es mejor hacer UNA COSA A LA VEZ!

Seguimiento del tiempo y control horario

En efecto, a partir del 12 de mayo de 2019, las empresas están en la obligación de tener un registro actualizado de las horas trabajadas por el personal. 

En caso de control, la empresa debe estar en la capacidad de poder presentar las pruebas de que los empleados no han excedido el número de horas de trabajo reglamentario y de que dichas horas han sido correctamente remuneradas. Aquí es donde las hojas de tiempo se vuelven indispensables.

Por otra parte, si se conoce el tiempo dedicado a cada proyecto, es mucho más fácil calcular con precisión los salarios de los asalariados.

Por lo tanto, es necesario un buen manejo del tiempo de los equipos desde el comienzo del proyecto para poder garantizar un seguimiento riguroso. Para esto, appvizer recomienda el uso de software dedicado.

Herramientas para optimizar la gestión del tiempo

Sesame

Sesame es una solución de gestión organizacional y recursos humanos que te permite organizar tu actividad empresarial. Incluye:

  • Control horario,

  • Gestor de vacaciones,

  • Gestor de proyectos,

  • API Sesame,

  • App Móvil.

sesame-time

Esta herramienta es colaborativa y la información circula fácilmente entre los colaboradores. Los gerentes pueden tener un punto de vista global del cronograma. 

Puedes contar con un asesor para la configuración inicial, formación personalizada y un equipo de soporte disponible para resolver cualquier duda. 

Numerosos indicadores comerciales están disponibles para ti, como la rentabilidad de proyectos y los informes de rendimiento. También es posible personalizar la herramienta y crear tantos proyectos como sea necesario, por dar un ejemplo. 

En cuanto al registro de jornada, Sesame se adapta a los diferentes horarios y jornadas de la empresa. El fichaje multidispositivo también es una ventaja: app, tablet, panel, integración con con otras soluciones, dispositivos biométricos, etc. 

Trello

Trello ayuda a las empresas a trabajar de forma colaborativa y a aumentar la productividad. Las tarjetas, listas, tableros y vistas de kanban de la herramienta te permiten organizar y priorizar tus proyectos fácilmente. Sin embargo, Trello no es una herramienta que facilita el registro de horarios. El enfoque de esta herramienta se centra mucho más en la gestión de tareas y proyectos con el objetivo de optimizar la gestión del tiempo. Entre las funcionalidades principales de Trello, se encuentran: 

  • Gestión de proyectos,

  • Gestión de tareas en modo kanban,

  • Planificación de tableros,

  • Creación de listas,

  • Gestión del tiempo: fechas de vencimiento.

Trello

Trello integra perfectamente el método ágil. La ergonomía es un punto fuerte para esta solución. Comenzar es fácil y no requiere capacitación, además es posible conectarla con herramientas como Salck, Google Drive o Dropbox.

Asimismo, Trello permite añadir comentarios, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y mucho más para una gestión optimizada según las necesidades de cada empresa. 

Mejora el rendimiento con una gestión eficaz del tiempo

El seguimiento efectivo del tiempo es útil tanto para estructurar los proyectos y administrar mejor el negocio, como para cumplir con las normativas legales. Los beneficios se sienten en términos de productividad y presupuesto, pero también en la satisfacción de los colaboradores.

El retorno de la inversión de un software dedicado a la gestión del tiempo es perceptible rápidamente: ganas calidad en la gestión de los proyectos y tus equipos aumentan significativamente su rendimiento.

Comentar este artículo

Añadir nuevo comentario