9 criterios para elegir el ERP indicado para tu empresa

Un estudio realizado por Gartner en noviembre de 2020 mostró que, a pesar de la coyuntura económica y de salud pública que conoció el mundo, el mercado de software ERP creció un 4%.

Si bien para las grandes empresas puede resultar más obvio elegir un ERP para optimizar los procesos del negocio, para las medianas y pequeñas empresas esta decisión estratégica sigue estando sujeta a los costes generados y a la garantía de que la misma pueda adaptarse a las necesidades puntuales que tienen.

¿En qué consiste exactamente este sistema de gestión y qué criterios tener en cuenta para asegurar la implementación exitosa de un proyecto ERP? En este artículo, te acompañamos a determinar cómo elegir un ERP adecuado para tu empresa y cuándo deberías considerar su implantación.

La primera pregunta que todo mánager o director de empresa debería hacerse antes de tomar la decisión estratégica de invertir en un software de gestión empresarial es quizás “¿qué es un ERP y para qué sirve?”.

El ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos empresariales) es una solución de gestión que centraliza todos los flujos operativos de una empresa (contabilidad, ventas, recursos humanos, etc.) con el objetivo de automatizarlos y hacerlos más eficientes.

La necesidad de implementar una herramienta ERP en las empresas surge principalmente cuando se constata que:

• Las disfunciones internas se están volviendo cada vez más comunes y comienzan a acumularse.
• Los procesos empresariales están siendo repetitivos o engorrosos.
• Las necesidades operativas de la empresa se multiplican rápidamente.

🧐   Veamos un ejemplo sencillo: supongamos que un empleado que forma parte del Departamento de Servicio de Atención al Cliente recibe la notificación de que un usuario se ha mudado. Toma nota por su cuenta, pero no registra el cambio en ningún lugar, de manera que la actualización de la información no es transmitida al Departamento de Contabilidad. Las facturas y cartas, entonces, se siguen enviando a la antigua dirección.

Ahora que vimos lo que es un ERP y los motivos por los cuales comienza a considerarse su implementación en la empresa, analicemos los criterios fundamentales que deben considerarse para su correcta elección.

Para una empresa emergente en su fase de arranque, implantar un ERP quizás no resulte una decisión importante. El empresario suele empezar por organizar su base de datos en Excel para luego escalar a una herramienta empresarial cuando esta lo vaya a necesitar.

Lo más probable es que lo primero que considere hacer sea adquirir un software CRM (Customer Relationship Management) para la gestión de las ventas, o un software de contabilidad para llevar de manera organizada los libros contables. Hasta el momento, no hay ningún ERP en el horizonte y, a priori, no sería necesario.

Por otro lado, el mismo estudio de SofDoit concluyó que un 67% de las empresas que implantan un ERP no factura más de dos millones de euros al año. Esto podría significar que en un gran porcentaje, hoy en día las pymes están optando por un software ERP para gestionar sus procesos y ser más competitivas.

En cuanto a las grandes empresas y dada la cantidad de procesos que tienen lugar en las mismas, optar por una herramienta que centralice la gestión y sea capaz de optimizarla resulta una decisión lógica, cuya consideración no está sujeta a los costes de la misma.

En general, las empresas comparten procesos similares:

• Prospección de clientes,
• gestión comercial,
• facturación y contabilidad,
• administración interna, etc.

Sin embargo, el funcionamiento de cada una de estas áreas varía según el sector de actividad y cuál de ellas represente una mayor importancia para la especialidad de la empresa.

Una agencia de consultoría, por ejemplo, no procederá de la misma manera que una empresa de construcción:

• Escenarios de prospección,
• presentación de presupuestos,
• convocatorias de proyectos,
• facturación por misión o por hora, etc.

Esto hace que algunos software ERP estén diseñados para equipar a uno o varios sectores en particular.

El software ERP tiene la ventaja de ser una especie de kit de herramientas, adaptable a cada empresa. Si trabajas para un sector de actividad específico y bien delimitado, una herramienta ERP puede ser ideal para tu gestión empresarial.

Sin embargo, aún estando inscrito dentro de un campo determinado, puede que tu modelo de negocio sea particular y diferente del resto de las demás empresas que forman parte del mismo. En este caso, el software estándar puede que no sea la solución ideal. En tal caso, tienes dos alternativas:

1. Optar por un ERP específico que satisfaga necesidades puntuales. Por ejemplo, en el caso de haber identificado que la gestión de los recursos humanos es un punto clave para el éxito de su modelo, podrías optar por un sistema ERP para recursos humanos.
2. Optar por un ERP transversal, capaz de integrarse con las otras herramientas que ya utilices en los diferentes departamentos de tu empresa.

Hoy en día, es cada vez más común los ERP que incluyen o están equipados con API que permiten interactuar con otras soluciones. Esta compatibilidad de herramientas te permite elegir una solución global que se integre con las herramientas que ya utilizas, tal y como vimos en el punto anterior.

Sin embargo, el ERP también ofrece diferentes módulos para cada uno de los departamentos de la organización, por lo cual es posible tener en un mismo sistema unificado toda la estructura empresarial.

Más allá del tamaño de una empresa para elegir cuál es la solución que más corresponde a sus necesidades, el volumen de flujo de trabajo procesado es lo que hará evidente la necesidad de implantar un software ERP.

En la medida en que la información introducida por alguien en la empresa sea accesible a todos los departamentos, reducirá los problemas de transmisión de información. Todo el mundo tiene acceso a los datos que le interesan y puede indagar en ellos si es necesario.

La importancia del proveedor de la solución ERP radica en asegurar el soporte técnico y contar con el respaldo necesario para hacer evolucionar los procesos empresariales. La oferta del mercado es amplia y existen muchas marcas reconocidas que ofrecen opciones de calidad, escalables y adaptables.

La flexibilidad del proveedor de software se evalúa al momento de requerir del mismo actualizaciones constantes y constatar que este cuenta con los recursos suficientes para llevarlas a cabo de la mejor manera y en el menor tiempo posible.

Las soluciones ERP pueden instalarse de manera local, en el propio servidor de la empresa o en la nube.

Cada una de estas dos opciones, ofrece diferentes ventajas, según las necesidades que tenga cada compañía. Veamos solo algunas:

• ERP en la nube:
  • Acceso a las funcionalidades en todo momento y desde diferentes tipos de dispositivos, desde que se cuente con un acceso a Internet;
  • ideal para empresas con presencia internacional que requieren tener una base de datos centralizada, accesible desde diferentes partes del mundo.
• ERP en local:
  • Soporte técnico más eficaz y optimizado gracias al respaldo del proveedor de servicios;
  • mayor seguridad y protección de la información al permanecer del dominio privado de la empresa.

Desde el punto de vista estructural, el ERP es la columna vertebral de la empresa. Común a todos los empleados, el sistema está en el centro de las tareas y el progreso de todos. En términos de colaboración, su importancia radica en que aporta transparencia a los procesos y a las comunicaciones.

Según la robustez de la estructura del ERP, para la dirección y los distintos jefes de departamento, la gestión de las actividades podrá simplificarse. Las cifras, disponibles en un solo lugar, pueden compararse para obtener una visión concreta de la situación de la empresa, ya sea desde el punto de vista financiero, competitivo o humano.

Una de las dificultades de implementar un nuevo sistema operativo consiste en el cambio de mentalidad que requiere por parte de los empleados respecto a la manera que tiene la empresa de proyectar su actividad. Entre más rápido se lleve a cabo la transición, mejor será para la continuidad del negocio.

En este sentido, el tiempo que requiera la implantación, así como el coste del software ERP, son criterios que deberás tener en cuenta al momento de elegir.

De ahí la importancia de asegurar el buen flujo de intercambios internos a través de una herramientas especializada y eficaz.

Más allá de los criterios principales para escoger correctamente un ERP, lo cierto es que las empresas que estén buscando mejorar su rendimiento, encuentran en este tipo de herramientas una solución efectiva. El software ERP hace que los flujos de trabajo internos de la empresa sean más fluidos y contribuye a mejorar la productividad, siempre que se corresponda con el negocio de la empresa o con sus necesidades específicas.

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