Gestión de almacenes en 5 pasos: procedimientos y SGA

6 claves para optimizar la gestión de almacenes

Gestion de almacenes-SGA

Aunque en los últimos años se han producido enormes avances tecnológicos que facilitan los procedimientos, muchos fabricantes y distribuidores siguen sin llevar a cabo una correcta gestión de almacenes.

Esto se debe principalmente a la falta de procesos adecuados a la necesidad de cada negocio, así como el mantenimiento básico de las existencias y el correcto manejo de la información y la documentación.

En este artículo, appvizer te cuenta más en detalle cómo no perder ninguna oportunidad para mejorar tus procesos y cómo automatizarlos con la ayuda de algunas herramientas.

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Gestión de almacenes: definición y funciones

La gestión de almacenes es uno de los factores clave del rendimiento en cualquier negocio o centro de distribución.

Disponer de la cantidad justa de mercancía en stock o lo que se conoce como gestión de existencias, es un factor importante para el éxito de las organizaciones.

Hoy en día, las empresas realizan el control de estos procedimientos de forma automatizada, gracias a un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA).

Objetivos del sistema de gestión de almacenes

Dicha herramienta busca centralizar las tareas de manera que el control de inventarios sea lo más eficiente posible, en aras del buen funcionamiento del negocio.

La mayoría de los problemas de control y abastecimiento se derivan de medidas de control insuficientes o de la falta de procesos adecuados para informar en tiempo real sobre los movimientos en el almacén.

Funciones del SGA

La utilidad de implementar un SGA se vuelve entonces una medida de optimización de procesos que interviene a diferentes niveles:

  • Entradas:
    • recepción y etiquetado de productos,
    • manejo de albaranes,
    • trazabilidad,
    • control de calidad.
  • Almacenaje:
    • ubicación de productos,
    • gestión de inventario (evitar roturas o exceso de stock).
  • Preparación:
    • organización y consolidación de pedidos,
    • definición de tareas por operario,
    • gestión de embalajes.
  • Expedición:
    • logística de salida del producto,
    • control de las operaciones de manipulación según el tipo de producto,
    • coordinación del transporte,
    • preparación de la documentación necesaria,
    • diseño y optimización de rutas,
    • actualización de stock.
  • Servicio al cliente:
    • devoluciones,
    • satisfacción del cliente.

Ventajas de un sistema de almacenaje

Algunas organizaciones no miden sus inventarios con exactitud o no cuentan con un Software de Gestión de Almacenes (SGA) que les ayude a coordinar y a obtener mediciones reales de sus procesos.

Sin embargo, toda organización debería conocer las múltiples las ventajas de contar con una gestión de almacenes apropiada como:

  • prestar un excelente servicio al cliente,
  • cumplir plazos de entrega,
  • reducir los gastos de funcionamiento,
  • proporcionar datos precisos para los registros financieros,
  • optimizar procesos de manipulación y transporte,
  • prever futuras compras.

Procedimientos para la gestión de almacenes

Veamos ahora en detalle qué contempla cada uno de estos procesos.

procedimientos_gestion_de_almacenes

©appvizer

1. Recibir y ubicar

Este proceso comienza una vez se consolidó la relación con el proveedor y esperas la entrada de mercancía a tu almacén. Así pues, los procesos que tienen lugar son:

  • descarga de la mercancía,
  • verificación del estado de la mercancía,
  • identificación y etiquetado,
  • disposición de la mercancía en el almacén.

2. Preparar

Aquí es dónde prevés la logística que vas a requerir durante el proceso de expedición de la mercancía, principalmente lo que tiene que ver con la salida y el transporte:

  • utilización del SGA para la preparación de la orden,
  • recorrido en almacén,
  • extracción de la mercancía,
  • transporte hasta la zona de expedición.

3. Expedir

Esta es la etapa final donde la mercancía sale finalmente de tu almacén para ser llevada a los diferentes puntos de distribución:

  • consolidación de unidades y embalaje,
  • ubicación de la mercancía en los vehículos,
  • emisión de la documentación necesaria.

¿Cómo optimizar la gestión de almacenes en 6 pasos?

1. Mantén el almacén bien organizado

Asegúrate de que tu almacén esté organizado de forma sistemática y ordenada. Esto facilita la identificación de los artículos tanto para la preparación de pedidos, como para la recepción y el almacenamiento.

Asimismo, identifica las zonas sin existencias, como los estantes vacíos, de manera que puedan ser útiles más tarde.

Un parámetro clave para un almacén bien organizado es disponer de planos de planta claros y fáciles de leer, situados en zonas de fácil acceso y bien señalizadas.

Las etiquetas también deben ser fáciles de leer y lo suficientemente grandes. El color de las letras y la presencia de un código de barras son elementos importantes.

2. Establece buenas prácticas

El etiquetado de las existencias

  • En el almacén: cada artículo debe estar claramente identificado y contener información que lo describa completamente con todos sus detalles (fecha de caducidad, presencia de materiales peligrosos, requisitos de embalaje, tipo de producto, etc.).
  • En cuanto a la gestión de la mercancía, el proveedor que transmite el producto al almacén debe seguir las buenas prácticas de inventario. Lo ideal es que el proveedor envíe los artículos con el mismo etiquetado que envió el almacén.

Denominación de existencias

La convención de nombres utilizada para identificar un artículo en las etiquetas es igualmente importante.

La identificación única de los artículos es obviamente la más importante aquí. Sin embargo, además de ser único, también hay que considerar su longitud y claridad. Los nombres de los artículos deben ser cortos y claros, utilizando generalmente números y letras para identificar cada producto/material individualmente.

Entre los aspectos que hay que tener en cuenta al introducir una convención para la denominación, están:

  • Agrupar los artículos jerárquicamente (familia de productos, modelo, etc.).
  • Evitar los caracteres o símbolos especiales (como las marcas comerciales).
  • Utilizar nombres claros y descriptivos.

3. Define políticas eficientes de almacenamiento y recepción

Para un funcionamiento eficiente del inventario y un registro preciso de los datos, es importante definir todos los procesos y procedimientos en vigor en el almacén. ¿Cómo hacer esto?

  • Incluir procedimientos para la interacción física, la manipulación de materiales, los procedimientos de seguridad y la presentación de informes de calidad.
  • Especificar en los procedimientos documentados la forma en que los bienes deben ser administrados, verificados y almacenados.
  • Indicar cómo debe gestionarse el inventario dañado (¿puede recuperarse o debe desecharse?).
  • Seleccionar algunas personas involucradas en las operaciones de almacenamiento para revisar la documentación antes de que sea entregada al equipo.
  • Realizar una capacitación formal de los trabajadores.
  • Comprobar que los procedimientos se estén siguiendo al pie de la letra. Si no, aplicar medidas correctivas al respecto.

4. Emplea el cycle counting o conteo cíclico

Aunque la mayoría de las empresas cuentan con procesos para gestionar mejor el inventario, esto no elimina la necesidad (y el beneficio) de utilizar el conteo cíclico.

Este método de recuento de inventario difiere del método tradicional, en el cual las operaciones se suspenden mientras se cuentan todos los materiales del almacén de una sola vez.

El conteo cíclico tiene un efecto menos perturbador en las operaciones diarias y proporciona una evaluación continua de la exactitud del inventario y las causas fundamentales de los errores detectados.

Netsuite permite clasificar el inventario en función del volumen de transacciones y/o el valor. Además, es posible introducir recuentos periódicos y regulares de las cantidades de artículos disponibles con el objetivo de mantener la precisión del inventario.

netsuite-cycle-counting

©Netsuite

5. Limitar y vigilar el acceso a las existencias

Una medida de seguridad sencilla para la buena gestión de los inventarios es asegurar que sólo los empleados que necesitan los números de los mismos, tengan acceso a ellos.

Kizeo Forms es una aplicación que te puede ayudar en la digitalización y optimización de inventarios, la solución permite la creación de listas de chequeos, el empleado rellena el formulario desde la aplicación móvil y el supervisor recibe una copia del reporte.

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©Kizeo Forms

Saber exactamente quién tiene acceso, permite gestionar de manera mucho más sencilla el sistema, reducir los errores e implementar cambios cuando sea necesario.

Lo ideal sería que esto se decidiera antes, cuando se establezca el sistema de gestión del inventario. Controlar quién tiene acceso al inventario y al sistema de gestión sigue siendo un activo constante, por lo que establecer un control anual o semestral sería muy útil para mantener actualizada la lista de personas con acceso al inventario.

6. Utiliza la tecnología a tu favor

Seguir llevando el control de tu inventario con lápiz y papel o con simples hojas de cálculo, probablemente no sea lo que vaya a asegurar la óptima gestión de tu almacén.

Elegir un SGA para tu almacén depende de las necesidades de tu empresa. Además de Kizeo Forms y Netsuite, podríamos citar Bytemaster y Esnova como dos de las herramientas más utilizadas para una gestión automatizada.

Para la gestión de almacenes, ¿un software?

Contar con una gestión optimizada de los almacenes, puede dar lugar a un ahorro de tiempo significativo y a una enorme reducción de los costes. Por demás, la calidad de tu sistema de gestión de almacenes será tan buena como la calidad de los datos con los cuales lo alimentes.

Generalmente, tendemos a culpar al sistema de cualquier posible error que pueda ocurrir, pero si los datos que ingresamos no son óptimos, los resultados generados por el sistema tampoco lo serán.

Articulo modificado, publicado inicialmente en marzo 2020.

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