8 claves para optimizar la gestión de inventarios y almacenes

Aunque en los últimos años se han producido enormes avances tecnológicos que facilitan los procedimientos, muchos fabricantes y distribuidores siguen sin llevar a cabo una correcta gestión de inventario y almacenes.

Esto se debe principalmente a la falta de procesos adaptados a la necesidad de cada negocio, así como el sistema de almacenaje de las existencias y el correcto manejo de la información y la documentación.

En este artículo, Appvizer te cuenta cómo llevar una gestión eficiente de almacenes, a partir de consejos y herramientas especializadas, de manera que puedas aumentar la rentabilidad de tu negocio.

La gestión de almacenes es un proceso clave en el rendimiento en cualquier negocio o centro de distribución, el cual consiste en recibir, organizar, almacenar y mover los elementos que lo constituyen.

De esta actividad también hace parte el proceso de la función logística de disponer la cantidad justa de mercancía en stock o lo que se conoce como gestión de existencias, el cual constituye un factor importante para el éxito de las organizaciones.

Hoy en día, las empresas no dudan en equipar a su personal con un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) que simplifique el control de dichos procedimientos de manera automatizada.

El objetivo de la gestión de almacenes consiste en ofrecer un óptimo servicio, sin que el coste de almacenamiento aumente, gracias a:

• La correcta disposición de los materiales,
• el control del stock,
• la gestión de los suministros,
• la implementación de un flujo de procesos y la centralización de tareas que aseguren el servicio de forma ininterrumpida.

La mayoría de los problemas de abastecimiento y ruptura de stock se derivan de medidas de control insuficientes o de la falta de procesos adecuados para informar en tiempo real sobre los movimientos en el almacén y la frecuencia de ventas.

Veamos en detalle los procesos que contempla la gestión de almacenes dentro de la cadena de producción.

La recepción es el proceso que comienza una vez se ha consolidado la relación con el proveedor y esperas la llegada y entrada de mercancía a tu almacén. Esto contempla una serie de procesos como:

• La descarga de la mercancía,
• la verificación del estado de la mercancía,
• la disposición de la mercancía en el almacén.
• el método de codificación según el tipo de mercancías (productos perecederos o no, por ejemplo).

Aquí es donde prevés la logística que vas a requerir durante el proceso de expedición de la mercancía, principalmente lo que tiene que ver con la salida y el transporte:

• La implementación de un SGA para la preparación de la orden,
• la definición del recorrido en almacén,
• la extracción de la mercancía,
• el transporte hasta la zona de expedición.

Esta es la etapa final donde la mercancía sale finalmente de tu almacén para ser llevada a los diferentes puntos de distribución. Contempla actividades como:

• La consolidación de unidades y embalaje,
• la ubicaci��n de la mercancía en los vehículos,
• la emisión de la documentación necesaria para el seguimiento y control.

Un parámetro clave para un almacén bien concebido y estructurado es disponer de planos de planta claros y fáciles de leer, situados en zonas de fácil acceso y bien señalizadas.

Las etiquetas también deben ser fáciles de leer y lo suficientemente grandes. El color de las letras y la presencia de un código de barras son elementos importantes.

Asegúrate de que tu almacén esté organizado de forma sistemática y estratégica. Esto facilita la identificación de los artículos, tanto para la preparación de pedidos, como para la recepción y el almacenamiento.

Asimismo, identifica las zonas sin existencias, como los estantes vacíos, de manera que puedan ser útiles más tarde.

Para esto:

• En el almacén: cada artículo debe estar claramente identificado y contener información que lo describa completamente con todos sus detalles (fecha de caducidad, presencia de materiales peligrosos, requisitos de embalaje, tipo de producto, etc.).
• En cuanto a la gestión de la mercancía: el proveedor que transmite el producto al almacén debe seguir las buenas prácticas del inventario.

La convención de nombres utilizada para identificar un artículo en las etiquetas es igualmente importante.

La identificación única de los artículos es la más importante aquí. Sin embargo, además de ser único, también hay que considerar su longitud y claridad. Los nombres de los artículos deben ser cortos y claros, utilizando generalmente números y letras para identificar cada producto/material individualmente.

Entre los aspectos que hay que tener en cuenta al introducir una convención para la denominación, están:

• Agrupar los artículos jerárquicamente (familia de productos, modelo, etc.).
• Evitar los caracteres o símbolos especiales (como las marcas comerciales).
• Utilizar nombres claros y descriptivos.

Para un funcionamiento eficiente del inventario y realizar un registro preciso de los datos, es importante definir todos los procesos y procedimientos en vigor en el almacén. ¿Cómo hacer esto? Por medio de una política que:

• Incluya procedimientos para la interacción física, la manipulación de materiales, los procedimientos de seguridad y la presentación de informes de calidad.
• Especifique en los procedimientos documentados la forma en que los bienes deben ser administrados, verificados y almacenados.
• Indique cómo debe gestionarse el inventario dañado (¿puede recuperarse o debe desecharse?).
• Designe personas involucradas en las operaciones de almacenamiento para revisar la documentación antes de que sea entregada al equipo.
• Contemple la capacitación formal de los trabajadores.
• Permita comprobar que los procedimientos se estén siguiendo al pie de la letra. Si no, aplicar medidas correctivas al respecto.

Aunque la mayoría de las empresas cuentan con procesos para gestionar mejor el inventario, esto no elimina la necesidad (y el beneficio) de utilizar el conteo cíclico.

Este método de recuento de inventario difiere del método tradicional, en el cual las operaciones se suspenden mientras se cuentan todos los materiales del almacén de una sola vez.

El conteo cíclico tiene un efecto menos perturbador en las operaciones diarias y proporciona una evaluación continua de la exactitud del inventario y las causas fundamentales de los errores detectados.

Apóyate en herramientas como Netsuite, las cuales permiten clasificar el inventario en función del volumen de transacciones y/o el valor. Además, es posible introducir recuentos periódicos y regulares de las cantidades de artículos disponibles con el objetivo de mantener la precisión del inventario.

Una medida de seguridad sencilla para la buena gestión de los inventarios es funcionar empleando un sistema de generación de permisos. Dicho sistema debe asegurar que solo los empleados responsables tengan acceso a las existencias y a su información.

Hoy en día, no requieres desplegar mayores esfuerzos en la normalización de este proceso, puesto que existen aplicaciones como Kizeo Forms, las cuales te pueden ayudar en la digitalización y optimización de inventarios. Esta solución simplifica la creación de listas de chequeos, para que los empleados completen un formulario desde la aplicación móvil y el supervisor reciba una copia del reporte.

Saber exactamente quién tiene acceso, permite gestionar de manera mucho más sencilla el sistema, reducir los errores e implementar cambios cuando sea necesario.

Lo ideal sería que esto se decidiera antes, cuando se establezca el sistema de gestión del inventario. Controlar quién tiene acceso al inventario y al sistema de gestión sigue siendo un activo constante, por lo que establecer un control anual o semestral sería muy útil para mantener actualizada la lista de personas con acceso al inventario.

Seguir llevando el control de tu inventario con lápiz y papel o con simples hojas de cálculo, probablemente no sea lo que vaya a asegurar la óptima gestión de tu almacén.

Elegir un SGA para tu almacén depende de las necesidades de tu empresa. Además de Kizeo Forms y Netsuite, existen otras muchas herramientas que te ayudan a automatizar y mejorar tu gestión de almacenes.

Algunas organizaciones no miden sus inventarios con exactitud o no cuentan con un Software de Gestión de Almacenes (SGA) que les ayude a coordinar y a obtener mediciones reales de sus procesos.

Sin embargo, toda organización debería conocer las múltiples ventajas de contar con una gestión de almacenes apropiada como:

1. Ofrecer un excelente servicio al cliente.
2. Cumplir con los plazos de entrega.
3. Reducir gastos de funcionamiento.
4. Proporcionar datos precisos para los registros financieros.
5. Optimizar procesos de manipulación y transporte.
6. Prever las compras futuras.

Contar con una gestión optimizada de los almacenes, puede traducirse en un ahorro de tiempo significativo y en una enorme reducción de los costes. Para esto, resulta interesante implementar un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA).

Los datos que generará este tipo de sistemas son óptimos y de alto valor para la empresa.

La utilidad de implementar un SGA se vuelve entonces una medida de optimización de procesos que interviene a diferentes niveles:

• Entradas:
  • Recepción y etiquetado de productos,
  • manejo de albaranes,
  • trazabilidad,
  • control de calidad.
• Almacenaje:
  • Ubicación de productos,
  • gestión de inventario (evitar roturas o exceso de stock).
• Preparación:
  • Organización y consolidación de pedidos,
  • definición de tareas por operario,
  • gestión de embalajes.
• Expedición:
  • Logística de salida del producto,
  • control de las operaciones de manipulación según el tipo de producto,
  • coordinación del transporte,
  • preparación de la documentación necesaria,
  • diseño y optimización de rutas,
  • actualización de stock.
• Servicio al cliente:
  • Devoluciones,
  • satisfacción del cliente.

No esperes más para asegurar el buen funcionamiento de tu almacén y el aumento de las ventas. A la hora de mejorar tu gestión, no dudes en apoyarte en estos consejos y herramientas ¡y compartirnos tu experiencia!