Herramientas ERP: ¿por qué implementar un ERP con una cobertura funcional completa?

Herramientas ERP: ¿por qué implementar un ERP con una cobertura funcional completa?

¿Utilizas un ERP para gestionar los recursos de tu empresa? ¿Está sincronizado con los programas especializados de gestión empresarial (CRM, programa de contabilidad...)? ¿Se adapta a tu sector de actividad y a tu metodología de trabajo?

Estas son las tres preguntas básicas que todo empresario debe plantearse antes de implantar una solución para su empresa.

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¿Qué es ERP y cómo convertirlo en una herramienta con una cobertura funcional completa?

Una solución ERP Enterprise Resource Planning – es un sistema de planificación de recursos empresariales para coordinar la gestión y la comunicación interna de la empresa. Existen varios tipos de ERP desde herramientas para gestionar tareas administrativas como la redacción de presupuestos, la presentación de informes y la emisión de facturas hasta sistemas con módulos para automatizar la logística, el comercio electrónico y las finanzas…

Para convertir tu ERP en una herramienta completa, debes hacer que tus software empresariales interactúen entre sí a través de una única herramienta. En el presente artículo, queremos profundizar en las razones por las cuales debes integrar el software CRM en tu sistema ERP.  Pero, ¿por qué tomar el CRM como ejemplo?

Resulta que el CRM es uno de los software más utilizados por las empresas para optimizar la relación con el cliente y, por lo tanto, con más impacto en la gestión de las ventas y en el crecimiento del volumen de negocios. 

Efectivamente, el software CRMCustomer Relationship Management – está enfocado en gestionar las relaciones con el cliente y mejorar el funcionamiento del departamento comercial. 

¿Por qué integrar el CRM en tu herramienta ERP?

Integrar estas dos soluciones en una sola plataforma traerá numerosos beneficios operativos y estratégicos para tu empresa:

Razón n°1: Implementar un software de gestión empresarial único

Utilizar un CRM y un ERP por separado dificulta la comunicación entre los distintos departamentos.

Si quieres evitar que las tareas administrativas o la gestión financiera se queden al margen de las actividades del departamento comercial o del estado de las ventas, es imprescindible unificar ambas herramientas de trabajo.  De este modo, la información circulará con fluidez.

Razón n°2: Incorporar todas las etapas de un proceso de venta

Cuando el programa ERP incluye un CRM, puedes realizar un seguimiento de todo el proceso de venta de principio a fin: desde las primeras etapas (búsqueda de clientes potenciales, seguimiento de acciones comerciales) hasta la facturación.

En las soluciones como Fitnet Manager, algunas tareas están automatizadas, podrás:

  • transformar con un solo clic tu presupuesto en factura,

  • enviar las facturas emitidas por correo electrónico,

  • realizar un seguimiento de los pagos,

  •  configurar recordatorios para los pagos pendientes...

 

Razón n°3: Visualizar el rendimiento de tu empresa

Las herramientas ERP es más que una solución para la gestión de las tareas comerciales y administrativas. Se trata de una herramienta para realizar y optimizar los análisis estratégicos de la rentabilidad de tu empresa En efecto, puedes realizar informes sobre la situación financiera y comercial y obtener, en tiempo real, una imagen:

  • Del estado de tus finanzas: tesorería, ventas, etc,
  • Del volumen de trabajo: proyectos en curso, ventas finalizadas.

Razón n°4: Fomentar la colaboración

Con una solución para gestión empresarial dos en uno, todos los empleados utilizan la misma herramienta y la información se comparte. 

Imagina, por ejemplo, que uno de tus clientes cambia de interlocutor e informa a uno de los comerciales de tu plantilla: X se ocupará a partir de ahora de las funciones de Y. 

Si el comercial registra este cambio en el CRM pero se olvida de notificarlo al departamento de contabilidad, el destinatario de la próxima factura no estará actualizado. A menos que el CRM esté integrado en el ERP. 

En este último caso, los otros departamentos podrán consultar instantáneamente los datos actualizados y no perderás ninguna información.

Razón n°5: Optimizar la gestión de proyectos

Si trabajas por proyectos, tienes aún más motivos para implementar una solución que combine un ERP y un CRM. En algunas soluciones el módulo de gestión de proyectos forma parte de la solución. La herramienta facilita el seguimiento de los proyectos en curso y programados mediante el cuadro de mando.

Razón n°6: Agilizar la planificación de tareas

El módulo de planificación permite asignar tareas a los miembros de un proyecto y visualizar sus calendarios. El responsable del proyecto tiene una visión global de la carga de trabajo de cada miembro y de su disponibilidad para participar en otras tareas. 

Razón n°7: Mejorar la gestión de los recursos humanos

El departamento de recursos humanos también tiene acceso a estos datos y puede añadir información adicional, como las bajas o  los días libres solicitados. De este modo, todas las partes interesadas pueden consultar la disponibilidad de los equipos de trabajo y optimizar su organización.

Implementar el software de planificación de recursos empresariales adecuado

Un error frecuente que comenten los autónomos y las PYMES es que suelen conformarse con herramientas básicas y poco adaptadas a su sector de actividad. Este tipo de empresas tiende a implementar una solución ERP y pasar por alto la utilidad de un CRM. Se conforman con tablas Excel, que no permiten compartir la información ni actualizarla automáticamente, o bien utilizan un CRM gratuito básico o de bajo coste.

Es muy importante tener en cuenta que las necesidades de cada empresa dependen del tamaño de la compañía, del sector en que opera y de los procesos de negocio.

A continuación te simplificamos algunos de los criterios a tomar en cuenta:

El perfil del servicios de la empresa

Por ejemplo, Fitnet Manager es un software de gestión empresarial con varias opciones en función del sector de actividad. Está diseñado para adaptarse a agencias de publicidad y comunicación, pero también a consultoras o despachos profesionales.

Esta herramienta facilita la coordinación y gestión de tu actividad gracias a la combinación de un diseño por proyectos y la integración de las soluciones ERP y CRM.

La necesidad de optimizar costes

Las pequeñas empresas suelen tener un presupuesto limitado. Por lo tanto, no pueden permitirse realizar grandes inversiones en programas de gestión empresarial. Las ofertas de software deben ser asequibles y adaptadas a este tipo de estructuras.

Yunbit ERP es una herramienta libre que permite suscribir ofertas modulares, sencillas, económicas y eficientes adaptada al tamaño y las necesidades de tu empresa. 

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Yunbit ERP
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Las PYMES que trabajan en los sectores de prestación de servicios, tienen necesidades ineludibles en cuanto a ERP, gestión de proyectos y CRM.

Soluciones como SAP, Microsoft Dynamics Nav y Sage integran estos tres aspectos para poder armonizar las actividades internas de cada departamento y mejorar el rendimiento global de la empresa.

Sencillo, ergonómico y evolutivo

La interfaz del software empresarial que elijas juega un papel muy importante en el proceso de implementación de la solución y en la experiencia del usuario, puesto que no quieres aumentar la carga de trabajo de tus colaboradores integrando una herramienta complicada y difícil de comprender.

¡Las versiones de prueba son perfectas para comprobar si la utilización del sistema conviene o no! 

Última recomendación para la correcta elección de tu sistema de planificación de recursos empresariales

Opta por herramientas ERP en modo SaaS -Software como servicio- (o sistema almacenado en la nube). Esta opción te permite tener acceso a tu aplicación empresarial desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y a cualquier hora, además son las opciones más asequibles en cuanto a costos y practicismo: ¡las actualizaciones se hacen automáticamente!

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