Elegir entre un ERP y soluciones especializadas
Su empresa crece año tras año y está usted acumulando soluciones y software que no tienen ninguna interacción entre ellos? Necesita usted una solucion de gestion de relacion con el cliente, gestion de proyectos, recursos humanos, entre otras? Se plantea, por tanto, la cuestión de asociar e intercambiar sus soluciones para ganar en productividad.
Se trata de un nudo crítico en la evolución de su empresa, que lo convertirá ya sea en una sociedad más eficiente o al contrario, disminuirá su desarrollo. Hace uno 5 años esto no era un problema: la solución ideal a este problema era el ERP. La elección es ahora menos evidente con la diversidad de soluciones SaaS (Software as a Service) que cubren las necesidades de las empresas y comunican entre ellas de manera innata...
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Seguimos hablando de ERP en 2016 ?
Si… Pero desde entonces muchas cosas han cambiado. Para entender mejor, hay que conocer los fundamentos que constituyen el ERP ou PGI ( Programa Informático de Gestión Integrada). Un ERP es un conjunto de módulos especializados (Recursos Humanos,Finanzas,Gestión Comercial,etc.). Estos funcionan a través de una única base de datos que garantiza el intercambio, la actualización y el seguimiento de datos en todos los módulos del sistema.
El ERP abarca la mayoría de las necesidades empresariales, incluso constituye la totalidad de su sistema de information. El interés fundamental del ERP es el de poder garantizar el seguimiento del conjunto de operaciones desde presupuestarias hasta financieras.
Los ERP sobre las que estamos tratando son editados por Oracle, SAP y otros actores históricos. Hoy en día, estos son cuestionados por el hecho que poseen costos elevados ( varios cientos de miles de euros sin contar los costos de mantenimiento), la falta de colaboración y el no tomar en cuenta las necesidades de movilidad.
En el año 2016 El ERP, adquiere una forma más ligera. Hablamos a veces de un software de gestión de empresarial. Incluso si los fundamentos siguen siendo los mismos, nuevos programas tales como IOvision, o Fitnet Manager se benefician de las ventajas del Saas: las licencias económicas y mensuales, bajo costo de instalación, la posibilidad de intercambiar conocimiento más allá de las necesidades empresariales, y de un acceso desde cualquier dispositivo, no importa cuando, y de forma segura.
Porque preguntarse sobre los softwares especializados?
Hoy en día las soluciones en línea o software en modo Saas han alcanzado un nivel de madurez, que les permite implantarse tanto en las PyMEs como en grandes sociedades. Estas soluciones, accesibles vía un navegador web, posee un código abierto (Open Source). Casi todas ofrecen API (Application Programming Interface), esto permite que las soluciones pueden comunicar entre ellas. Usted podrá escoger su software de CRM, de presupuesto y facturación, de gestión de proyecto, y estos podrán asociarse y comunicarse entre sí. Podrá realizar su presupuesto en base a los clientes de su CRM, para luego poder ejecutar sus proyectos tan pronto como estos sean facturados.
En realidad, no es tan fácil encontrar hoy en día el conjunto de soluciones en línea que correspondan a sus necesidades y que, además, se integren de manera innata y perfecta entre ellas. El futuro de las soluciones SaaS especializadas va por buen camino, a veces es posible negociar el desarrollo de un vínculo con los editores o hacerlo internamente.
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Lo mejor de dos mundos
Independientemente, los software especializados son fáciles de utilizar y ágiles. Muchas soluciones SaaS están vinculadas con otras soluciones transversales como las suites de productividad (o suites ofimáticas). Soluciones que han funcionado bastante bien: Salesforce, Zoho CRM, Sellsy y otros CRM en línea que se conectan a Google Apps para integrar las conversaciones por correo electrónico y las citas y/o reuniones con las gestión de cuentas en el CRM. He aquí algunas ventajas :
- Conocimiento y experiencia del oficio: los CRM, como todo software de facturación, presupuesto, contabilidad, gestión documentaria,.. son diseñados por editores especializado que registran todos los días opiniones de sus clientes. Al igual, estos hacen frente a una competencia importante que aumenta constantemente el nivel de exigencia. Son los clientes los que aprovechan.
- La presentación : para hacer frente a la competencia, las soluciones SaaS deben probar que son capaces de adaptarse a la evolución de sus clientes. Disponen de casi todas las API conectables a cualquier otro SaaS. Algunas soluciones en línea ofrecen conectores nativos a otras soluciones.
- Trabajo colaborativo y movilidad: las soluciones SaaS especializadas integran cada vez más los chats (mensajería instantánea), el intercambio de documentos o las notificaciones. Los editores también colaboran ofreciendo una aplicación Iphone, Android, o como mínimo una interfaz dinámica/responsive (acceso vía su navegador web a una interfaz adaptada a su móvil)
- La implicación : implicarse con una solución especializada resulta muchas veces menos satisfactorio que un ERP. El perímetro del servicio es muy limitado y los usos depurados.
El ERP, por las razones detalladas a continuación, posee ventajas indiscutibles que ofrecen un futuro más brillante:
- 1 editor, 1 sentido : eligiendo una solución “todo en uno”, usted solo deberá integrar una sola lógica para la automatización de todos sus procesos.
- Los ERP se adaptan a las PyMES y Microempresas: Microsoft Dynamics NAV y Sage Gamme 30-100 fueron, por ejemplo, creadas para las pequeñas y grandes sociedades.
- ERP especializados: se trata de una tendencia importante. Para hacer frente a una competencia internacional, numerosos ERP se especializan en un tema o industria específica. Existe hoy en dia muchas opciones:
- IOvision, el ERP desarrollado por la sociedad IOcean,propone un ERP completo y modular adaptado a las sociedades de servicio. El editor considerado asimismo como un SSII, beneficia a sus clientes con toda la experiencia adquirida a lo largo de sus proyectos.
- Fitnet Manager es otra alternativa de ERP dirigida a las empresas que trabajan en gestión de proyecto con sus clientes. Este programa de gestion empresarial integra también un modulo de formación para sus formadores.
- La integridad de los datos : Como lo mencionamos anteriormente, las conexiones ”nativas” entre soluciones SaaS no representan un número muy importante. El ERP posee la ventaja de poder enriquecer todo su sistema de información con los mismos datos y así poder entonces establecerlos a través de procesos empresariales. Por lo tanto no habría nunca un import/export, o un doble almacenamiento de datos entre dos negocios.
- La cobertura funcional (Functional Coverage): El hecho de estar en un entorno unificado en términos de modelo de datos brinda importantes oportunidades en términos de uso. Los ERP presentan a menudo funcionalidades más detalladas. Están dirigidos tanto a PyMES como a grandes sociedades y satisfacen las necesidades desarrolladas. Las soluciones SaaS especializados están dirigidos a todo público y deben poder realizar una elección funcional.
De manera general, las empresas que deseen hacer un hincapié en el rendimiento de uno o varios equipos de trabajo deberán centrarse en un conjunto de soluciones SaaS especializadas, relacionadas con una suite ofimática, como por ejemplo: Google Apps y Office 365 que han alcanzado un cierto nivel de popularidad y de apertura, es por eso que los editores de software en línea integran espontáneamente la posibilidad de recuperar datos de los servicios centrales.
El ERP convendría por el contrario a las empresas que posean una necesidad de industrialización de sus procesos institucionales. Esta opción les permitirá poder realizar economías a escala sustancial. El ERP permite asimismo una excelente localización y acceso a las fuentes de información y un elevado nivel de integridad datos. Usted tendrá la posibilidad de elegir entre albergar su programa ya sea en su propio servidor o en el Cloud (Data Center), a través de soluciones SaaS que ponen en práctica la solución “multi-tenant” para todo usuario.
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