5 consejos para una buena gestión de la contabilidad de tu empresa

5 consejos para una buena gestión de la contabilidad de su empresa

Ser un buen empresario no siempre implica ser un buen contable. Sin embargo, una buena gestión de tus finanzas se traduce en una muestra de confianza para los bancos, así como para clientes y colaboradores. La contabilidad constituye un pilar a la hora de tomar decisiones para anticipar los riesgos financieros, por ejemplo, ¿Cómo llevar a cabo una buena gestión de su contabilidad sin dedicarle demasiado tiempo? A continuación se muestran varios consejos para tomar el control de una nueva misión: hacerse cargo de los ingresos y los gastos.

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1. Prepárate desde el momento de constitución de tu empresa

La contabilidad no se improvisa y representa un ejercicio complejo para un principiante. Salvo en algunos casos concretos, todas las formas de ejercicio de una actividad requieren de la gestión de una contabilidad que respete las normativas vigentes del país donde se trabaja, como las establecidas en el Plan General de Contabilidad, en el caso de España, o en el Código Fiscal de la Federación del gobierno mexicano.

En Francia, el Plan Comptable Général (PCG) es la norma reglamentaria que regula el establecimiento de la contabilidad, así como la presentación de cuentas financieras, balances, cuentas de resultados, informes y anexos. Algunas reglas dependen del sector de actividad y del tamaño de la empresa. Pero otras tendrán que adaptarse al régimen fiscal de la empresa e integrar las distintas ayudas, subvenciones o créditos fiscales adecuados a su estructura.

¡No esperes que llegue el primer ejercicio fiscal para ponerte a hacer cálculos ! Desde el momento en que se crea la empresa, se debe centrar en esta cuestión para preparar un plan de contabilidad que se adapte a tu estructura. Puedes recurrir a expertos en la materia: el director administrativo y financiero, el jefe contable o el administrativo-contable. Ellos podrán dar valiosos consejos sobre aspectos concretos o bien opta directamente por un experto contable que se encargará de tu contabilidad.

2. Elige un programa de contabilidad que sea fácil

La elección de un programa de contabilidad puede resultar compleja, debido a la gran variedad de programas disponibles en el mercado. Actualmente es posible agrupar todos los programas en varias categorías:

  • La solución orientada a las microempresas y las profesiones liberales. Permite realizar presupuestos y facturas e incluso las declaraciones del IVA. Elegir un programa como Clic&Tag es ideal para gestionar la contabilidad y la facturación de tu empresa. El resto lo realiza un experto contable.
  • La solución que incluye contabilidad y gestión comercial. En una microempresa o pyme (pequeña y mediana empresa) se agrupan la gestión de esas actividades en una sola herramienta para centralizar el conjunto de los datos. Gestiona tu proceso empresarial con Sage Gestion Commerciale para realizar presupuestos, facturas e incluso el seguimiento; la información se almacena directamente en Sage Comptabilité. Gracias a esta automatización de las tareas recurrentes,puedes evitar la introducción innecesaria de datos y limitar el riesgo de error.
  • La solución orientada a la contabilidad interna. Gestiona todo el proceso de contabilidad: desde la gestión del libro Diario, el libro Mayor, el balance, la cuenta de resultados hasta las declaraciones fiscales. Con Itool d'EBP, tendrás una contabilidad completa, práctica y siempre actualizada. Solo o con la ayuda de tu experto contable, cumple las obligaciones legales con toda seguridad.
  • La solución orientada al trabajo. Tendrá funcionalidades adaptadas a una profesión en particular. A una empresa de la construcción, por ejemplo, le permite tener un instrumento para presupuestar las obras: cantidad de materiales, productos de consumo, etc.

Estas distintas categorías te guiarán a la hora de seleccionar tus búsquedas. Encuentra y compara todas las aplicaciones de contabilidad en línea aquí.

3. Adopta los buenos hábitos

Una contabilidad de empresa no se hace de un día para otro. Se trata de un aspecto esencial para el buen funcionamiento de la empresa y aporta una visión en tiempo real sobre el buen estado de tu empresa. No se trata solo de limitarte a las obligaciones legales, fiscales y sociales, ya que ocupa un lugar determinante en las previsiones presupuestarias y permite anticipar cualquier dificultad fiscal.

Tener una buena organización es indispensable para llevar a cabo esta actividad. En función del programa que utilices, podrás registrar todos los documentos de contabilidad de tu empresa conforme sea necesario: facturas de compra o de venta, recibos, informes de gastos, etc. Una aplicación como Zervant, dedicada a las pequeñas empresas, se basa en las facturas registradas, pagos y gastos para automatizar la contabilidad. El seguimiento es más fácil y resulta instantáneo. En función del tamaño de la empresa y de la actividad, no tendrás que dedicar tiempo todos los días: a veces basta con realizar un seguimiento mensual.

Si fuese necesario deberás organizar tus registros de contabilidad para encontrar fácilmente todos los elementos para realizar el cierre de ejercicio anual. La ventaja principal de archivar datos en la nube es que pone a tu disposición un motor de búsqueda para encontrar documentos a partir de palabras clave. Si optas por el formato en papel, los podrás archivar por orden alfabético o cronológico.

4. Anticípa las fechas de vencimiento de pagos

¡No podrás escapar: en función del tamaño de tu empresa y de tu régimen fiscal, tendrá obligaciones contables, fiscales o sociales en un momento dado! Es preferible anticipar las fechas de pago para evitar imprevistos de última hora:

  • declaración del IVA: mensual, trimestral o anual
  • establecimiento de cuentas anuales: balance, cuenta de resultados, etc.
  • declaración de resultados (declaración fiscal)
  • establecimiento de nóminas y declaración de cargas sociales
  • declaración unificada anual de los datos sociales
  • declaraciones fiscales varias: formación profesional, impuesto de aprendizaje, esfuerzo de construcción,
  • etc.

Por lo tanto es importante tener en perspectiva estas obligaciones para poder reunir los elementos con tiempo. Algunos programas como Sage Comptabilité, Zervant o incluso Itool Comptabiltié prevén la integración de tus elementos en las declaraciones y operaciones obligatorias contables y fiscales. Solo tendrás que verificar antes de la teletransmisión prevista a tal efecto.

5. Evita mezclar lo profesional con lo personal

Es esencial separar correctamente las cuentas profesionales de las cuentas privadas para los gerentes y los socios. Todos los gastos profesionales deben ser justificados. Será más fácil encontrar los elementos con los gastos profesionales pagados con una cuenta "profesional".

En tu empresa, todo debe quedar registrado de manera clara para evitar cualquier acción irregular de gestión o abuso de bienes sociales. De hecho, desde el 1 de enero de 2015, también los trabajadores por cuenta propia están obligados a disponer de una cuenta bancaria específica para su actividad profesional.

Llevar la contabilidad de una empresa no es tarea fácil, y mucho menos cuando llega el momento de presentar el balance de cuentas anual. Es indispensable poner en marcha los instrumentos desde el momento de la creación de la empresa, así como asegurar las operaciones contables, fiscales y sociales de la empresa. No dude en contactar con un experto contable para beneficiar de sus consejos y de su experiencia. Sin embargo, la buena gestión de las cuentas depende de ti. Elije el instrumento adecuado entre todas las aplicaciones de contabilidad del mercado para evitar cualquier imprevisto. ¡ Ahora no podrá seguir diciendo que no lo sabías!

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