Asiento contable → ¡Descubre cómo hacerlos en 9 pasos!

¿Qué es y cómo hacer un asiento contable?

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Los asientos contables constituyen un registro de todas las operaciones. La contabilidad es la disciplina que permite codificar y llevar un seguimiento de las operaciones financieras diarias de una empresa.

Se trata de un proceso obligatorio para el cumplimiento de las obligaciones legales y el crecimiento de la empresa. Esto implica respetar un cierto número de reglas con respecto a la presentación, el cálculo y el formato.

En este artículo, te presentamos algunos conceptos básicos, así como la explicación para hacer asientos contables.

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¿Qué es un asiento contable?

Un asiento contable es la operación que consiste en registrar un flujo comercial, económico o financiero dentro de las empresa. Las escrituras se llevan en un documento conocido como libro diario.

Los asientos contables son la base de la contabilidad. En en efecto se trata de contabilizar cada transacción financiera. Permiten tener en orden las pérdidas y ganancias y, cuando termina, el resultado del ejercicio.

Truco para reconocer un asiento contable

Los asientos contables están, básicamente, compuestos por 2 partes:

  • En la parte izquierda: el debe (cargar es apuntar en el lado izquierdo).
  • En la parte derecha: el haber (abonar es apuntar en el lado derecho).

Para explicar el concepto de debe y haber, dejamos la siguiente imagen:

asiento-contable-debe-habe

©SoloContabilidad

Tipos de asientos contables

Podemos encontrar una multitud de asientos, dependiendo del fondo y la forma del mismo.

Según el fondo:

  • Asiento de apertura: primer asiento al iniciar un nuevo ejercicio económico.
  • Asientos operativos: registro de todas las operaciones contables que han tenido lugar en la empresa durante un año fiscal.
  • Asientos de ajuste: en el cierre del ejercicio, justo antes de la presentación del balance general.
  • Asiento de regularización: permiten saldar las cuentas del año fiscal y clasificar las operaciones como gasto o ingreso (beneficio o pérdida).
  • Asiento de cierre: últimos asientos del ejercicio, cierran definitivamente la contabilidad del año fiscal.

Y, según la forma, encontramos:

  • Asientos simples: solo intervienen dos cuentas contables: debe y haber.
  • Asientos compuestos o dobles : más de una cuenta contable en el debe, en el haber o en ambos.

¿Cómo se hace un asiento contable?

1. Recoger los documentos justificativos de gastos

Toda compra o venta debe ser facturada según la ley. Al hacer una anotación en el libro, debemos justificar cada asiento con el correspondiente comprobante, en el que encontramos:

  • facturas de compra y venta,
  • factura obligatoria, que es una nota de crédito que registra una deuda que el cliente tiene con su proveedor,
  • factura de la nota de crédito, que es una nota de crédito que reconoce una deuda que el proveedor tiene con su cliente.

Estas facturas muestran mejor la situación económica al recoger los descuentos comerciales concedidos a posteriori (si la entrega es tardía, por ejemplo) o en el caso de una devolución de mercancías.

2. Escoger el libro diario de contabilidad

Si se opta por el registro único, se pueden registrar todas las transacciones, independientemente de su naturaleza, en el mismo libro de contabilidad.

Sin embargo, la opción más común es el uso de diferentes libros auxiliares para separar las transacciones según su tipo:

  • El diario de ventas, para la venta de bienes, productos terminados y servicios.
  • El diario de compras, para compras de bienes, materias primas y ciertos gastos generales.
  • El diario de caja, para registrar las transacciones de la caja registradora. Es esencial para las ventas al por menor y al público en general.
  • El diario bancario, para los movimientos de su cuenta bancaria. Será particularmente útil al final de cada mes para establecer la conciliación bancaria.
  • El diario de operaciones misceláneas (OD), para operaciones que no están relacionadas con ventas, compras o flujo de caja.

3. Definir los elementos del asiento contable

Los elementos que componen un asiento contable incluyen:

  • la fecha,
  • la cantidad del débito,
  • la cantidad a crédito,
  • el nombre de la operación,
  • el número de la cuenta en cuestión,
  • el número del documento de apoyo.

4. Seguir los principios para hacer un asiento contable

Registrar una entrada de contabilidad es una operación relativamente simple. Sin embargo, hay algunos principios que deben observarse:

  1. Contabilizar los movimientos económicos en orden cronológico.
  2. Seguir la contabilidad dual, lo que significa que las columnas de débito y crédito deben estar equilibradas.
  3. Utilizar la contabilización inversa para anular un registro y luego haga una nueva contabilización si es necesario.
  4. Hacer referencia a un documento de apoyo numerado para cada asiento contable , con el fin de proporcionar una prueba de su existencia.

5. Contabilizar una factura de compra

¿Cómo se contabiliza?

  1. Localiza los siguientes artículos en la factura: importe sin IVA e importe con IVA.
  2. Regístralos en las cuentas correspondientes.
    1. rellenar la cuenta ‘haber’ de proveedores con la cantidad con el impuesto con IVA.
    2. rellenar la cuenta ‘deber’ 4456 con el importe del IVA.
    3. rellenar la cuenta ‘deber’ en la cuenta de cargos de compras (clase 6) con el importe sin IVA.
  3. Registra la transacción bancaria correspondiente cuando se pague la deuda.
    1. rellenar la cuenta ‘deber’ 401 de proveedores con la cantidad con el IVA incluido.
    2. rellenar la cuenta de haber 512 del banco con la cantidad con el IVA incluido.

6. Completar la factura de venta

¿Cómo se introduce una factura de venta?

  • Localiza los siguientes elementos en la factura: importe sin IVA e importe con IVA.
  • Regístralos en las cuentas correspondientes:
    • rellenar la cuenta ‘deber’ del producto (clase 7) con la cantidad con el impuesto con IVA.
    • rellenar la cuenta ‘deber’ 4457 con el importe del IVA.
    • rellenar la cuenta ‘haber’ en la cuenta del cliente con el importe con los impuestos incluidos.
  • A continuación, registra la transacción bancaria correspondiente cuando se pague la deuda.
    • rellenar la cuenta ‘deber’ 411 de clientes con la cantidad con el IVA incluido.
    • rellenar la cuenta de ’haber’ 512 del banco con la cantidad con el IVA incluido.

7. Contabilizar un descuento

Se deben contabilizar tanto los descuentos obtenidos de un proveedor:

  • Rellenar deber con la cuenta 401 del proveedor.
  • Rellenar haber con la cuenta 756 descuentos recibidos.
  • Rellenar haber con la cuenta 44566 IVA sobre otros bienes y servicios.

Como los ofrecidos a un cliente:

  • Rellenar el ‘haber’ 411 de cliente.
  • Rellenar en ‘deber’ 665 los descuentos acordados.
  • Rellenar con la cuenta 44571 de impuesto sobre la producción.

8. Contabilizar un haber del proveedor

Es una práctica común hacer una nota de crédito para corregir la diferencia de cualquier débito del proveedor, descuento o devolución. Pero, ¿cómo explicar esta nota de crédito del proveedor?

Durante el año fiscal:

Para añadir el descuento hay que rellenar:

  • Deber 4011 Proveedores - Compras de bienes y servicios.
  • Haber 44566 - Impuesto sobre los insumos de otros bienes y servicios.
  • Haber 609- Descuentos, rebajas y descuentos en compras.
  • Asegúrate al final del año de que la cuenta 609 esté equilibrada y de que la cantidad haya sido transferida a la cuenta de compras.

👉 En el caso de un activo fijo, hay que rellenar la cuenta de deber 4041 y cuenta de crédito 44562 y la correspondiente cuenta de clase 2.

Para publicar un retorno hay que acreditar la nota de crédito en la cuenta de gastos cargada en el momento de la compra.

Al final del año fiscal:

Cuando la nota de crédito se recibe en el siguiente ejercicio contable hay que publicar un reembolso o devolución:

  • cuenta deber 4098 - Descuentos, rebajas y rebajas por obtener y otros bienes aún no recibidos,
  • cuenta haber 44586 - Impuesto sobre el volumen de negocios de las facturas no recibidas,
  • acreditar la cuenta correspondiente de la clase 6.

9. Contabilizar un haber del cliente

¿Cómo se registra una nota de crédito concedida a un cliente?

Durante el año fiscal:

Para añadir el descuento hay que rellenar:

  • Deber 709 Descuentos, rebajas y descuentos concedidos por la empresa.
  • Deber 4471 - IVA.
  • Haber 4111- Venta de bienes o prestaciones de servicio.
  • Asegúrate al final del año de que la cuenta 609 esté equilibrada y de que la cantidad haya sido transferida a la cuenta de compras.

👉 En el caso de un bien de capital, hay que rellenar la cuenta de deber 775 y 44571 y la cuenta de haber 4111.

Para publicar un retorno hay que acreditar deber en 672 - Gastos extraordinarios de años anteriores.

Al final del año fiscal:

Cuando hay que publicar un descuento o devolución hay que anotar:

  • cuenta deber correspondiente de la clase 7,
  • cuenta deber 44587 - Impuesto sobre el volumen de negocios de las facturas que se deben redactar,
  • cuenta haber 4198- Descuentos, rebajas y descuentos a conceder y otros créditos a establecer.

Ejemplo de apuntes contables

Apunte contable de una compra

Fecha Cuenta Referencia Concepto Debe Haber
08/07/2020 607 Factura n°4031 Compra de mercancías 5 432,89  
08/07/2020 44566 Factura n°4031 IVA deducible 1 086,58  
08/07/2020 401 Factura n°4031 Proveedor   6 519,47

Apunte contable de un movimiento bancario correspondiente a la compra

Fecha Cuenta Referencia Concepto Debe Haber
25/07/2020 401 Factura n°4031 Proveedor 6 519,47  
25/07/2020 512 Factura n°4031 Banco   6 519,47

Apunte contable de una venta

Fecha Cuenta Referencia Concepto Debe Haber
08/08/2020 607 Factura n°1342 Venta de mercancías   41,58
08/08/2020 44571 Factura n°1342 IVA recogido   8,32
08/08/2020 411 Factura n°1342 Cliente 49,90  

Apunte contable de un movimiento bancario correspondiente a la venta

Fecha Cuenta Referencia Concepto Debe Haber
10/08/2020 411 Factura n°1342 Cliente   49,90
10/08/2020 512 Factura n°1342 Banco 49,90  

¿Cómo automatizar tu asiento contable?

La automatización de la contabilidad evita errores causados por la entrada manual y libera tiempo para tareas de mayor valor agregado. Además, participa en la generación automática de reportes e informes y se sincroniza y actualiza con otros procesos empresariales como la gestión de nóminas y la edición de presupuestos y facturas.

En términos de programas de contabilidad automáticos, puedes optar por distintas herramientas como:

  • Contasol, dedicada a la automatización de los procesos contables;
  • Diezcon o diez software, que ayuda a automatizar la gestión de las nóminas;
  • QuickBooks, que ofrece una gestión en línea de contabilidad.

Las soluciones en línea están a tu disposición para simplificar tus tarea y acelerar la gestión. Además de mantener el control de toda la cadena a lo largo del tiempo, puedes trabajar desde un ambiente seguro y cumplir con la legislación.

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