Mejora tu día a día con una suite ofimática online

Mejora tu día a día con una suite ofimática online

La idea que tenemos de una suite ofimática está relacionada principalmente con el servicio de mensajería (correo electrónico), el procesador de textos, la hoja de cálculo o las presentaciones. ¡Con todas estas herramientas de una suite ofimática, las interacciones son verdaderamente colaborativas y te harán ganar (mucho) tiempo!

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Una "suite" en todas partes, ¡mejor que en un hotel!

¡La suite ofimática no solo sirve para trabajar en la oficina! Los más jóvenes de entre vosotros quizá no os acordéis del procesador de textos Works... ¡Evidentemente, en aquella época (no tan lejana) era imprescindible trabajar con un ordenador de sobremesa! Hoy en día, es posible añadir comentarios en un documento compartido desde un smartphone.

¡Se trata sin duda de lo último en informática, así que no tendrás la impresión de estar pasado de moda! El intercambio de archivos es muy frecuente en el trabajo colaborativo y aporta un confort en el trabajo sin precedentes. Los colaboradores pueden trabajar juntos en un mismo documento sin tener que enviárselo por correo electrónico para actualizar la última versión. Asimismo, les permite actualizar las tablas de seguimiento de indicadores sin tener que decírselo a todo el mundo. Todas aquellas tareas que carezcan de un verdadero valor añadido se cancelan para ganar en eficacia.

En una suite ofimática online los documentos son compartidos y accesibles desde todos los dispositivos compatibles con la web 2.0: ordenador, tablet y smartphone. Esta configuración es ideal si tu empresa está dividida en varios sitios web. Un colaborador en Montpellier puede trabajar simultáneamente con su colega de París. Y mejor aún, con Google Apps por ejemplo, podrás realizar videoconferencias a partir de un evento planificado con la herramienta de la agenda. La videollamada tiene lugar cara a cara con el Hangout (el Skype de Google) como si estuvieses allí presente: ¡sin necesidad de instalar otros programas de vídeo y sin gastos de desplazamiento! Pronto notarás sus efectos en tu bolsillo...

Entre las soluciones que ofrece la suite ofimática se encuentra la posibilidad de trabajar sin conexión a fin de tomar todo tipo de precauciones. Así que aunque te encuentres en un lugar recóndito y sin conexión a Internet, podrás acceder siempre a tus datos. Tus archivos se sincronizan automáticamente. Podrás consultarlos y modificarlos cuando y como quieras. Además, Microsoft Office 365 te hace la vida aún más fácil sin conexión con las aplicaciones disponibles en el escritorio. ¡Como cuando había que instalar todos los programas!

En el "menú" de la suite ofimática

Una suite ofimática está concebida para distribuir todo en un solo producto. Por lo general encontramos los elementos esenciales: procesador de texto, hoja de cálculo, módulo de presentación y herramienta de dibujo. Dependiendo de los editores, podrás disponer de un programa de base de datos, un servicio de mensajería electrónica, un calendario y una libreta de direcciones.

Con las herramientas de esta aplicación en línea, todas las funciones se agrupan en un sitio, de manera que todo se simplifica. Tendrás acceso al correo electrónico, documentos, vídeos, agenda, tareas en curso... ya no tendrás que buscar un antiguo documento guardado en tu equipo o en tu correo: te ayudará un motor de búsqueda global.

Te corresponde a ti, en calidad de empresario, la tarea de elegir las funciones que más te convengan: ¡todo un programa a la carta! Estas son las funciones a tu disposición:

  • crear uno o varios nombres con dominios para que tu servicio de mensajería sea más profesional. Por ejemplo: apellido.nombre[@]tu_empresa.com
  • realizar extensiones para la Intranet o la Extranet
  • crear un ecosistema de aplicaciones para tu empresa
  • realizar migraciones de datos en caso de que un colaborador se vaya...

¡No será por falta de extensiones!

Una "suite" bien cuidada

"Y si... Marta borrase su importante presentación de mañana por la mañana?" No hay nada de que preocuparse, hay un programa de utilidad de gestión de versiones. Podrás gestionar tus datos con toda seguridad, ya que se guardarán con cada cambio. No solo estarás protegido ante los riesgos humanos, sino también en caso de pérdidas materiales.

En cuanto a tus documentos compartidos, no temas: ¡no los puede ver toda red! Cuando se crea un nuevo documento tú estableces los derechos de uso y eliges con quién quieres compartirlo. ¡Si lo deseas, puedes compartir con tus clientes (exclusivamente) las carpetas con sus respectivos documentos de trabajo!

Tu empresa, tus reglas. Tú defines en tu consola de administración los parámetros de confidencialidad de los usuarios. Tus colaboradores evolucionarán hacia un nivel preciso: gestión de dispositivos móviles, direcciones de correo de electrónico, parámetros de seguridad, etc.

Podrás tener bajo control la seguridad de tus datos, y esa es la misión de la suite colaborativa Zimbra. ¡Esta solución Open Source está alojada por Ovea! Gracias al experto francés en servicios en la nube, tienes la garantía de que tu equipo estará bien gestionado y tus datos estarán bien protegidos.

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La suite ofimática online moderniza las operaciones básicas del trabajo de oficina como siempre han podido serlo para el buen funcionamiento de tu empresa. Todavía tendrás que redactar cartas e informes, hacer indicadores de seguimiento de actividad, organizar citas o eventos... pero tu día a día mejorará gracias a una solución en línea adaptada a las necesidades de tu empresa.

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