Compartir y colaborar en una empresa: buenas prácticas, consejos y herramientas

Cual es la mejor manera de compartir y colaborar en una empresa?

Trabajar donde quieras, cuando quieras… ¿Es esto realmente posible cuando se trabaja entre varias personas en una empresa? ¿Podemos realmente considerar trabajar de manera conjunta y en equipo cuando cada trabajador crea por su lado sus propias hojas de cálculo, informes, presentaciones o documentos que conciernen a todo un equipo de trabajo?

Liberar la comunicación interna se convierte en algo primordial para tu empresa. Vamos a mostrarte y a explicarte algunos medios efectivos, para facilitar el trabajo en equipo y el intercambio entre colaboradores en tu empresa. Te guiamos en el camino de la colaboración en empresa, ¿nos sigues?

Índice

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Red Social Corporativa (RSC): Intranet moderna

Definición de la RSC

Cada vez más empresas o sociedades como la tuya toman la decisión de establecer una Red Social Corporativa RSC. La RSC es una plataforma colaborativa que ofrece un sistema de comunicación:

  • interno, entre los colaboradores de tu empresa,
  • y externo, con clientes, proveedores, distribuidores, socios, etc.

Ojo, no confundir con la Responsabilidad Social Empresarial, tampoco tiene que ver con las redes sociales como Facebook o Twitter.  

Ventajas de la red social corporativa

El objetivo actual de la Red Social Corporativa (RSC) sitúa a los colaboradores en el corazón de la empresa. Los intercambios son entonces, tanto verticales para la transmisión de información como horizontales para facilitar el intercambio entre los servicios. 
Tu creas tu propia comunidad con personas tanto internas como externas.


Fuente: Strategiaonline.es

Por ejemplo, puedes unificar tu red de socios y colaboradores o la de clientes actuales y clientes potenciales gracias a un software de gestión de relación con el cliente (CRM). También puedes crear una comunidad para trabajar en torno a un proyecto de investigación común, de tal manera que vincules a todos los participantes y que la información se difunda con facilidad.

¿RSC o intranet?

La infografía siguiente expone las diferencias entre ambas herramientas.

¿Cómo gestionar tus documentos eficazmente?

Cuando hablamos de un espacio común de intercambio, involucramos dos herramientas: la Gestión Electrónica de Documentos (GED) y el intercambio de documentos. Estas herramientas son a menudo confundidas, no obstante cada una posee sus respectivas particularidades

Gestión Electrónica de Documentos (GED)

Esta herramienta se hace cargo del almacenamiento, el intercambio y la restauración de documentos electrónicos. Tu gestionas la totalidad del ciclo de vida de un documento: búsqueda, versión, comentarios, mensajería instantánea... Te recomendamos soluciones como Google Drive, Ftopia, Jalios o DocuBank.

Aqui está una captura de pantalla de DocuBank:

El intercambio de Documentos

Esta herramienta almacena el archivo en un espacio que permite el intercambio a distancia. La sincronización se hace por medio de una aplicación. Te recomendamos soluciones como : VbSync, NumSync, o OneDrive.

Ventajas de la gestión electrónica de documentos

Olvídate del envío de correos electrónicos para informar a tu colaborador de las modificaciones efectuadas en el documento. La Gestión electrónica de documentos es instantánea y garantiza la sincronización automática de todos los documentos y, sobre todo, de todas las versiones. ¡Esta pequeña modificación en las costumbres laborales genera un verdadero confort y un ahorro de tiempo!

Las soluciones de copia de seguridad garantizan la sostenibilidad de tus archivos. Si, por ejemplo, tu colega de trabajo eliminase accidentalmente la presentación para la reunión de esta tarde, ya no tendrías que preocuparte, existe la posibilidad de recuperarla. Gracias al intercambio de documentos, siempre tendrás la presentación en tu ordenador, tablet o smartphone. Así que todo el mundo puede compartir y colaborar libremente con toda seguridad.

¡No tendrás que preocuparte nunca más por una situación de pérdida de documentos!

Generalmente, los softwares en línea reúnen estas dos herramientas: Gestión Electrónica de Documentos e Intercambio de Documentos. Existen soluciones como iExtranet o Google Apps con Drive por ejemplo. Estas herramientas son 100% colaborativas. El intercambio es posible tanto con los colaboradores como con las personas externas a tu empresa.

Mejora tu organización de proyectos

Las soluciones colaborativas contribuyen a la organización de tu empresa. El objetivo es simplificar el trabajo en equipo para que cada uno avance en la misma dirección y sea autónomo en las tareas que debe realizar.

La base de datos está centralizada y compartida con todo el equipo de trabajo, clientes y socios. Ya sea un proyecto interno o externo, la gestión sigue siendo la misma gracias a esta plataforma. El objetivo es intercambiar en torno a un proyecto común en un ambiente personalizado y dirigir el plan de acción mediante el seguimiento de los indicadores.

La utilización de estas herramientas en la gestión de proyectos reforzará la colaboración a diario. Nuevas prácticas surgirán con estas soluciones:

  • Suscribirse a una suite ofimática online como Google Apps o Microsoft Office 365,
  • Implantar una mensajería agrupando contactos y calendario con Zimbra,
  • Implementar una gestión centralizada a través de una solución como Slack,
  • Acostumbrarse a las videoconferencias con: Hang Out de Google.

Estas nuevas modalidades ya son comunes en las “start-up”. Por otra parte, con la llegada de la generación ”Y” al mercado laboral, el trabajo colaborativo se posiciona de manera progresiva en las empresas. Sin mencionar, claro está, que todas estas soluciones en línea permiten trabajar mejor en equipo, son aplicaciones disponibles para todo tipo de dispositivo: PC, tablet, smartphone... Te ayudamos a encontrar y a elegir la mejor solución para poder compartir documentación y ¡trabajar desde donde desees y cuando quieras!

¡Colabora ahora en tu empresa!

Gracias a estos nuevos medios de comunicación, todo se hace más fácil en el mundo laboral. Ya no es necesario monopolizar el desarrollo del Servicio Informático para administrar la intranet de tu empresa. Todo se vuelve flexible en función de tus necesidades, solo hay que activarlos según el contexto.

Hoy en día, la Red Social Corporativa es tan importante que puede estar relacionada a otras herramientas colaborativas como, la Gestión Electrónica de Documentos (GED) y el intercambio de archivos.

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