Mejorar los procesos de manera precisa: sin pausa, ¡pero sin prisa!

Una compañía que busca un alto rendimiento, es consciente de la necesidad que tiene la mejora de procesos dentro de su actividad.

Sin embargo, ¿cómo puede aumentar su productividad sin crear un cataclismo que altere el trabajo de los diferentes equipos? En este artículo, te presentamos diferentes enfoques y herramientas que contribuyen a lograr este fin.

🏃🏻  Si lo que quieres es mejorar, entonces para atrás ¡ni para tomar impulso!

La mejora de procesos se define como los mecanismos puestos en marcha por una empresa con el objetivo de optimizar sus flujos de trabajo. La transformación digital, por ende, forma parte fundamental de este proceso.

Sin embargo, aunque las organizaciones ya utilizan las nuevas tecnologías como palancas para aumentar su rendimiento comercial y acelerar su crecimiento (creación de un sitio web, utilización de un CRM, etc.), es el conjunto de los procesos de trabajo el que debe replantearse para alcanzar efectivamente una mayor competitividad.

La mejora de los procesos conlleva, por tanto, una profunda reorganización de las operaciones de una empresa y una optimización de las secuencias de tareas recurrentes, a partir de:

• La clara definición de los flujos de trabajo,
• la automatización de procesos,
• la sensibilización de la cultura empresarial frente al cambio.

☝️ La mejora de procesos atañe por igual las actividades propias de cada departamento de la empresa (recursos humanos, productos y servicios, contabilidad, etc.).

Hoy en día, sea cual sea su tamaño, las empresas han comprendido que la transformación digital en pro de la mejora de procesos, se hace inevitable para seguir siendo competitivas.

Sin embargo, cambiar papel y boli por un software no es suficiente para iniciar la transición. Las organizaciones deben cambiar su forma de pensar e inculcar esta nueva dinámica a todos los niveles de la organización.

Los procesos empresariales que todavía se llevan a cabo "a la antigua" no son una excepción a la regla.

👉  El éxito de una estrategia de mejora implica a todos los componentes de la empresa y facilita las operaciones diarias, la colaboración y la comunicación, incluso cuando los equipos trabajan a distancia.

Algunas de las ventajas que conlleva la mejora de procesos empresariales incluyen:

• Ahorro de tiempo. Repensar, optimizar y automatizar al máximo las tareas recurrentes, garantiza un aumento de la productividad. Así, los/las trabajadores pueden concentrarse en tareas de mayor valor añadido para la empresa y sus relaciones comerciales. Por ejemplo, al acortar el tiempo de procesamiento de las solicitudes de los clientes, las organizaciones pueden mejorar la satisfacción y la experiencia de los usuarios.
• Aumento de la calidad y la seguridad. Las nuevas tecnologías y la optimización del flujo de trabajo reducen el riesgo de errores. Los datos que fluyen entre las distintas etapas de un proceso son más fiables y se actualizan en tiempo real. Las tareas repetitivas, como la introducción y reintroducción de datos, que son fuentes de error, se evitan en la medida de lo posible.

El primer paso para dar inicio a la mejora de procesos es determinar las razones que llevaron a la empresa a planteársela. Estas pueden ser, por ejemplo:

• Aumentar la productividad,
• mejorar el volumen de ventas y las relaciones comerciales,
• mejorar la comunicación interna, etc.

💡  Es interesante, en esta fase, recoger la opinión de las personas que forman parte de los distintos departamentos de la empresa, quienes confrontados·as a diario con el aspecto operativo, se ven directamente afectados·as por un cambio en los mismos. Su participación en los procesos, además, aportará críticas constructivas al proceso.

Una vez definidos los objetivos, la empresa hace un balance de su situación. De este modo:

• Se identifican los procesos de negocio ya existentes en la organización y susceptibles de mejora;
• se evalúa el grado de digitalización de los mismos;
• se juzga si la mejora que se va a obtener en términos de rendimiento justifica la toma de decisión de digitalizar los procesos.

Este paso también implica cuestionar el nivel de madurez de la empresa en materia de transformación digital, para determinar en qué aspectos será necesario redoblar esfuerzos.

☝️ Las herramientas ya implementadas internamente no están exentas de este trabajo de evaluación y análisis y debes preguntarte si:

• ¿Son suficientes para alcanzar los objetivos?
• ¿Se aprovecha todo su potencial?
• ¿Es necesario invertir en nuevas herramientas?

La mejora de procesos es un proyecto en sí mismo y, por lo tanto, requiere contar con un·a responsable capaz de elaborar la hoja de ruta a seguir, la cual especifique:

• Las acciones prioritarias que deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos predefinidos;
• los plazos para llevar a cabo estas acciones;
• la estrategia, metodologías y herramientas a implementar para tal fin.

Dentro del marco de la mejora de procesos, el proyecto de digitalización de los mismos, requiere la adquisición y el despliegue de nuevos programas informáticos, según las metas que busquen alcanzar:

• Un CRM para mejorar las relaciones comerciales y el rendimiento.
• Un software de gestión de proyectos para hacer más fiables todos los procesos asociados a los proyectos de la empresa.
• Un ERP para rastrear los procesos de producción.
• Un sistema de información de recursos humanos para digitalizar las operaciones de recursos humanos.

No obstante, hay que tener en cuenta que disciplinas como la minería de procesos, basadas en el análisis de los datos para llevar a cabo la gestión y la mejora de los procesos, resultan de gran utilidad. Emplear los datos recogidos por los diferentes sistemas informáticos con los que se cuenta en la empresa, sirve para llevar a cabo un análisis profundo sobre:

• Los procesos,
• sus cuellos de botella y dónde se está generando los mismos,
• los puntos de mejora.

🛠️  Suites para la transformación digital como BIC Platform, cuentan con módulos para la minería de procesos como BIC Process Mining, el cual permite visualizar, gestionar y monitorizar los procesos de negocio en tiempo real y transformarlos en un mapa de procesos unificado.

A través del espacio colaborativo de la herramienta y sus cuadros de mando personalizables, se hace posible evaluar los flujos de trabajo y facilitar la participación de la alta dirección y los ejecutivos a lo largo del proceso de mejora de los procesos.

A lo largo del proceso de mejora, es fundamental comunicar todo lo posible con los equipos y tan pronto como se recojan las necesidades.

👉  A manera de recordatorio, ellos son los más afectados por esta transformación y su retroalimentación puede beneficiar en gran medida a la empresa.

Lo mismo ocurre cuando se opta por adoptar un nuevo software: lo mejor es que quienes van a utilizarlo lo prueben y proporcionen su opinión al respecto, basada en el uso del mismo para las tareas diarias.

Por último, una vez desplegadas las nuevas herramientas y procesos, conviene apoyar a los equipos lo mejor posible para minimizar cualquier forma de resistencia al cambio.

Esta labor implica la comunicación, pero también un proceso de formación que contemple la explicación de cómo aprovechar plenamente el potencial de los nuevos procesos y herramientas implementados.

Por último, no hay que dormirse en los laureles. Supervisa los indicadores establecidos de antemano para medir la eficacia de los procesos: por ejemplo, las métricas de ahorro de tiempo para determinar si los equipos están pudiendo dedicar tiempo a tareas de mayor valor.

Mediante el seguimiento de indicadores, la organización puede identificar áreas de mejora y afinar su estrategia de mejora de procesos y así ser cada vez más competitiva.

El papel de la Dirección durante todo el proceso consiste en preparar el terreno acompañando el cambio, eliminando los puntos de bloqueo y explicando de forma didáctica los beneficios que se obtendrán.

La clave es aumentar la rentabilidad y el rendimiento.

El desarrollo de la mejora de procesos suele apoyarse en la aplicación no solo de herramientas automatizadas que agilizan el procedimiento, sino también en metodologías de análisis que permiten comprender de manera global una situación y plantear soluciones.

Esta son algunas de las metodologías que suelen emplear los/las profesionales:

• Diagrama de Ishikawa. Este diagrama de causa-efecto es un método utilizado en grupos multidisciplinarios para representar gráficamente las causas de un problema dado y sus efectos.
• Diagrama de Pareto. También conocido como curva de distribución ABC, es un instrumento que permite identificar los problemas más importantes que puede presentar un proceso para así solucionarlos.
• Six Sigma. Es un método que, partiendo de la opinión de los clientes, busca la calidad de los procesos.
• DMAIC. Esta metodología, de la familia del Lean Management, se basa en el análisis estructurado y la resolución de problemas en 5 pasos: Define, Measure, Analyze, Improve, Control.
• WBS (Work Breakdown Structure). Metodología empleada en la gestión de proyectos que consiste en plantear una estructura de desglose del trabajo que permita identificar y definir los elementos y procesos principales.
• 5W + 2H. Es un método de análisis que cuestiona las características fundamentales de una situación o procesos, a partir de 7 preguntas: What, Why, When, Where, Who, How, How much.
• Matriz Eisenhower. Consiste en un cuadro que facilita la toma de decisiones respecto a lo que debe hacerse en una situación dada, basándose en la importancia y urgencia de cada tarea.

• La mejora de procesos contempla todas aquellas metodologías y herramientas que implementa una empresa con el objetivo de mejorar su flujo de procesos.
• La mejora de procesos a partir de la implementación de los avances informáticos para alcanzar un grado de automatización asegura a las empresas:
  • El cumplimiento de las obligaciones reglamentarias,
  • la detección de riesgos,
  • la reducción de costes y la generación de ingresos
  • el aumento del valor del trabajo realizado por los/las trabajadores,
  • la mejora de las relaciones con los clientes.
• Un procedimiento de mejora de procesos sigue una serie de etapas que incluyen:
  • El análisis de necesidades,
  • la identificación de puntos de mejora,
  • la implementación de herramientas especializadas.
• Para acompañar dicho procedimiento, existen diferentes metodologías, aplicables según diferentes enfoques:
  • Diagramas de Pareto e Ishikawa.
  • Six Sigma,
  • Benchmarking, etc.

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